Wenn man über Abrechnung in der Zahnarztpraxis spricht, dann ist das für die meisten die Erstellung und Abrechnung von Heil- und Kostenplänen und die Liquidation offener Posten. Gute Abrechnung beginnt jedoch bereits im Behandlungszimmer. Die Qualität der Abrechnung ist sehr stark abhängig von der Behandlungsdokumentation, denn was nicht dokumentiert ist, kann auch nicht abgerechnet werden.

Dokumentation

Zahnarztpraxen sind grundsätzlich dazu verpflichtet eine Behandlungsdokumentation analog oder digital vorzunehmen. Dabei sind alle wesentlichen Dingen, die während der Behandlung passieren niederzulegen. Das Patientenrechtegesetz fordert, dass die Dokumentation in unmittelbarem Zusammenhang mit der Behandlung zu erfolgen hat.

Unabhängig der gesetzlichen Vorgaben macht es auch Sinn, die Dokumentation direkt bei der Behandlung zu erfassen. Denn je mehr Zeit zwischen Behandlung und Dokumentation verstreicht, je größer ist der Informationsverlust. Bei der Vielzahl der Patienten, die täglich die Praxis besuchen, ist es einfach nicht möglich sich nach Tagen noch an jedes Detail der Behandlung zu erinnern. Untersuchungen zeigen ganz deutlich, den Zusammenhang von lückenloser Dokumentation und Rechnungshöhe. Denn gerade kleine Leistungen oder Chairside-Leistungen können nur vollständig berechnet werden, wenn sie zuvor auch dokumentiert wurden.

Die Anlage von Dokumentationsmasken in der Software oder externe Dokumentationsvorlagen, die in die Software kopiert werden, erleichtern die Arbeit enorm. Die vorhandenen Texte enthalten schon die wesentlichen Bestandteile und müssen während der Behandlung lediglich noch individualisiert und angepasst werden. Die Dokumentation geht damit schneller und leichter von der Hand und auch weniger Geübte können so die Behandlung dokumentieren.

Sinnvoll ist die Kontrolle der Dokumentation auf Vollständigkeit durch den Behandler. Das erfordert zwar Zeit, aber schlussendlich kann nur der Behandler entscheiden, ob alle relevanten Details korrekt erfasst wurden. Die Haftung für Dokumentationslücken oder -fehler sollte jeden Zahnmediziner davon überzeugen, dass der Aufwand für die Endkontrolle sinnvoll investierte Zeit ist.

Leistungserfassung

In vielen Praxen werden Leistungspositionen direkt im Zimmer eingetragen. Das kann man zwar machen, ist aber nicht unbedingt zielführend. Die Erfahrung zeigt, dass die Zeit zur Dokumentation im Behandlungszimmer eh sehr begrenzt ist und wenn dann noch die Leistungspositionen eingetragen werden sollen, kommt meist die Dokumentation in Textform zu kurz. Die Umsetzung der Dokumentation in Abrechnungspositionen kann außerhalb des Behandlungszimmers von den Abrechnungskräften erfolgen, die sowieso die Leistungseingaben der Behandlungsassistenz kontrollieren müssen.

Die Erfassung und Kontrolle der Leistungen soll möglichst täglich erfolgen, damit Nachfragen zeitnah gestellt werden und die Erinnerung der Assistenz oder des Behandlers noch frisch ist. Moderne Praxissoftware-Programme bieten hier verschiedene Möglichkeiten die Patienten eines Tages zu filtern und anhand von Protokollen zu bearbeiten.

Leistungskontrolle und Abrechnung

Leistungskontrolle erfordert Konzentration und eine ruhige Arbeitsumgebung. Der Platz an der Rezeption mit ständigen Störungen durch Telefonate und Patientenkontakt ist sicher nicht die richtige Umgebung für fehlerfreies Arbeiten.

Die Wahl des passenden Steigerungsfaktors und eine patienten- und fallbezogene Begründung kann nur erfolgen, wenn die Behandlungsdauer und Besonderheiten der Behandlung dokumentiert werden. Standardbegründungen werden von den Erstattungsstellen häufig zurückgewiesen und viele Patienten lesen ihre Rechnungen aufmerksam, weshalb Begründungen immer nachvollziehbar und passend sein sollten.

Bei der Kontrolle der Tagesprotokolle können kleinere Rechnungen für abgeschlossene Behandlungsabschnitte direkt erzeugt werden, das erhöht die Liquidität der Praxis und erspart die erneute Bearbeitung des Falles. Pläne oder Kostenvoranschläge können bestenfalls direkt erstellt oder an die entsprechenden Stellen weitergeleitet werden. Auch hier führt die tägliche Bearbeitung der Protokolle zu einer kontinuierlichen Abarbeitung der Aufgaben und hilft, dass nichts liegen bleibt. Bei Änderungen in der Behandlung, die eine Anpassung von Heil- und Kostenplänen oder Terminabfolgen mit sich bringen, kann ebenfalls zeitnah reagiert werden.

Unsere Empfehlung

Es lohnt sich, die Abläufe in der Praxis einmal genauer anzuschauen und Defizite in der Dokumentation zu beheben. Mangelhafte oder fehlende Dokumentation birgt ein hohes Risiko für Regresse und Honorarverlust. Gerichte entscheiden bei Lücken in der Dokumentation immer zuungunsten der Zahnarztpraxis, denn nur was dokumentiert ist, gilt auch als erbracht.

Neben dem rechtlichen Aspekt sorgt eine gute Dokumentation auch dafür, dass alle erbrachten Leistungen auch abgerechnet werden. Denn selbst die beste Abrechnungskraft kann nur das berechnen, was auch dokumentiert ist, sie ist hier auf die Mitarbeit der Behandlungsassistenz angewiesen.

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