Papier kann mehr als Buchführung: Die macht man heute digital!
Die Digitalisierung ist in aller Munde und macht auch vor der Buchführung nicht Halt. Was zum einen eine wunderbare Erleichterung bietet, kann zum anderen ohne Kenntnis der rechtlichen Grundlagen zu Problemen bei einer späteren Betriebsprüfung durch die Finanzverwaltung führen. Steuerberaterin Janine Peine gibt Zahnärzten einen kurzen Überblick über den aktuellen Rechtsstand und die Abläufe der digitalen Buchführung.
Die Grundlagen für die elektronische Buchführung sind in dem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 11. Juli 2019 (wird zur Zeit vom BMF angepasst) zu finden. Darin sind Hinweise zur Belegablage, Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen, Belegsicherung und Datenzugriff aufgeführt. Die GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) gelten auch für nicht buchführungspflichtige Freiberufler.
Doch was bedeutet die elektronische Buchführung für die Praxis? Hat das fleißige Sortieren und Abheften der Belege ein Ende? Tatsächlich gibt es Softwareprogramme, mit denen ein belegersetzendes Scannen möglich ist. Eingangsrechnungen sollen direkt nach dem Posteingang gescannt werden und von diesem Zeitpunkt an nur noch elektronisch verwaltet werden. In einer Cloud sind die gescannten Rechnungen übersichtlich aufgeführt. Sie können via Onlinebanking bezahlt werden, wodurch eine Verknüpfung zu der Banküberweisung entsteht. Auch ist eine einfache Bereitstellung an den Steuerberater möglich. Möchte man die Rechnung später noch einmal ansehen, kann diese über eine Suchmaske oder durch die Hinterlegung an die Bankzahlung einfach und schnell gefunden werden.
Der Pendelordner für das Steuerbüro hat also ausgedient. Nach Ablauf eines Buchführungsmonats werden nur noch die Bankdaten samt gescannter Belege elektronisch bereitgestellt. Im Steuerbüro werden diese Daten aus der Cloud geholt und dann anhand des Scanbelegs gebucht. Anschließend kann sogar die monatliche Buchführungsauswertung auf dem elektronischen Weg bereitgestellt werden.
Die Vorteile sind schnell erkennbar. Ein gescannter Beleg geht nicht mehr verloren. Zahnarztpraxen haben jederzeit Zugriff auf alle ihre Belege und erkennen auf den ersten Blick, wann zum Beispiel die Bezahlung erfolgte. Wer sich für die elektronische Buchführung interessiert, sollte Kontakt zu einer Steuerkanzlei aufnehmen. Die Berater klären auch über die schriftliche Verfahrensdokumentation auf, die im Rahmen der digitalen Buchführung für die Finanzverwaltung erstellt werden muss. Informationsvideos und Checklisten zu den technischen Voraussetzungen stellen die großen Softwareunternehmen zur Verfügung.
Janine Peine, Lüneburg
Zur Autorin
Janine Peine ist Steuerberaterin bei der BUST - Steuerberatungsgesellschaft mbH in Lüneburg. Die Fachberaterin Gesundheitswesen (IBG/HS Bremerhaven) ist ausgewählte Partnerin des ladies dental talk – das Netzwerk für Zahnärztinnen, die weiter denken. Kontakt: janine.peine@BUST.de, weitere Informationen unter www.BUST.de und www.ladies-dental-talk.de