In 18 Minuten zum vollständigen Befund

Dentalhygienikerin Aydan Sachs brauchte nicht lange, um ihren Mann, Dr. Martin Sachs (Fachzahnarzt für Parodontologie sowie Oralchirurgie), von der Idee einer sprachgesteuerten Software für die parodontale Befunderhebung zu überzeugen. Gemeinsam ließen sie all ihre Wünsche und Anforderungen aus Theorie und Praxis in die Entwicklung von PA-Konzepte einfließen. Mittlerweile nutzen bundes­weit, vereinzelt auch im deutschsprachigen Ausland, immer mehr Zahnarztpraxen die Software. Worin sich ihr Programm von anderen unterscheidet, erklärte das Ehepaar DZW-Redakteurin Evelyn Stolberg.

Wie sind Sie darauf gekommen, PA-Konzepte zu entwickeln?
Dr. Martin Sachs: Wir haben lange Zeit mit den verschiedenen Systemen, die es auf dem Markt gibt, gearbeitet. Keins davon hat uns restlos überzeugt, denn immer fehlte eine Funktion, die wir gern genutzt hätten. Unsere größten Anliegen waren, bei der Befunderhebung Zeit zu sparen und die Patienten besser in die Behandlung einzubinden. Als meine Frau mit der Idee auf mich zukam, selbst eine Software zu entwickeln, musste ich nicht lange überlegen.  
Aydan Sachs: (lacht) Das stimmt. Ausgearbeitet haben wir die ersten Ideen beim Abendessen. Wir entwickelten eine Liste mit Schritt-­für-Schritt-Anforderungen. Darin haben wir alles festgehalten, was wir uns wünschten. Ich war damals als Dentalhygienikerin in einer Praxis mit dem Schwerpunkt Parodontologie angestellt, mein Mann in der Parodontologie-Abteilung der Uniklinik Münster.

Wie ging es dann weiter?
Martin Sachs: Wir haben mit Informatikern gesprochen und ein Kompetenzteam gebildet. Die Entwicklungszeit hat dann insgesamt drei Jahre gedauert. Die ersten Praxen haben 2014 unsere Software erstmal ausprobieren können. Es waren alles Leuchtturmpraxen, die uns gerade in der Anfangszeit viele Rückmeldungen geliefert haben. Im Anschluss an diese Phase haben wir die Software noch einmal optimiert, wobei wir auch heute Ideen und Vorschläge der Zahnärzte, DHs und ZMPs, die PA-Konzepte verwenden, aufgreifen. Wir prüfen dann, ob sie für die Mehrheit der Praxen interessant, sinnvoll und nutzbar sind. Insgesamt sind wir fachlich und inhaltlich mit der Software, die ich auch in meiner eigenen Praxis nutze, sehr zufrieden.
Aydan Sachs: An der Entwicklung hat auch eine Grafikdesignerin mitgearbeitet. Das war eine sehr gute Entscheidung, da sie unsere Anforderungen visuell optimal umgesetzt hat. Die Zähne in unserer Ansicht werden zum Beispiel maßstabsgetreu dargestellt, um den Knochenverlust demonstrieren zu können.

Wie lange brauche ich, bis ich das Programm anwenden kann?
Martin Sachs: Das Einzige, was ich im Praxisalltag nie habe, ist Zeit. Deshalb haben wir bei der Entwicklung darauf geachtet, das Programm nicht zu überladen und den Einstieg so einfach wie möglich zu gestalten. Grundsätzlich bieten wir anfangs zwei Online-­Schulungen an. Die erste direkt nach der Installation, die zweite sechs Wochen später. Zuerst wird aber das Programm dem Praxisteam vor Ort vorgestellt, dann folgt die Schulung.
Aydan Sachs: Ich bin bundesweit unterwegs und besuche die Praxen, um das Programm vorzustellen. Oft sind die Mitarbeiterinnen erstmal skeptisch. Doch wenn ich mich als Kollegin vorstelle und ihnen erkläre, wie einfach die Handhabung ist, dauert es meist nicht lange, bis alle die Sprachsteuerung ausprobieren wollen. Bei der ersten Online-Schulung bringen wir den Kolleginnen die Basics bei und gehen mit der Sprachsteuerung etwa fünf bis zehn Befunde durch. Bei der zweiten Schulung beantworte ich Fragen, die vielleicht in der Zwischenzeit aufgetaucht sind. Ich erkläre dann auch die Zusatzmöglichkeiten, wie das Mundhygieneprogramm oder den Vergleichsmodus, mit dem wir den Patienten den Verlauf ihrer Behandlung visuell zeigen können.

Was ist, wenn Probleme auftauchen? Haben Sie eine Hotline?
Aydan Sachs: Unser Support-Team ist immer für unsere Kunden erreichbar, wenn es um technische Angelegenheiten geht. Mein Mann und ich sind aber persönlich Ansprechpartner für unsere Kunden. Dass wir erste Anlaufstelle sind, ergibt Sinn, weil ich inhaltliche Fragen direkt beantworten kann und andererseits direkt informiert bin, wenn etwas nicht rund läuft. Da ich den Praxisalltag kenne, versuche ich bei technischen Dingen, in Abstimmung mit der Praxis, einen Termin zu finden, der in den Ablauf passt. Für die Installation des Programms oder technische Fragen haben wir ein Support-Team. Wir wollen anders sein als Anbieter, die Versprechungen machen, etwas verkaufen und dann nicht mehr erreichbar sind. Uns ging es nie darum, ein Massenprodukt anzubieten, sondern die Zahnarztpraxen darin zu unterstützen, ihren Patienten einen Mehrwert zu bieten.

Was bringt mir das Programm für einen Mehrwert – auch im Vergleich zu anderer gängiger Software?
Aydan Sachs: Es gibt auch andere gute Programme auf dem Markt, weshalb es eigentlich Geschmacksache ist, für welches man sich entscheidet. Wir unterscheiden uns vielleicht darin, dass die komplette Befunderhebung von Einzelpersonen möglichst komfortabel und zeitsparend durchgeführt werden kann. Der Recall dauert im Schnitt etwa sieben Minuten, ein vollständiger Befund mit allen parodontalen Parametern etwa 18 Minuten. Den Wert haben wir durch Rückmeldungen zahlreicher Praxen ermittelt, die PA-Konzepte nutzen. Außerdem wollten wir unbedingt die Möglichkeit bieten, den Patienten mit einzubinden. Der größte Unterschied ist sicherlich unsere Sprachsteuerung. Gängige Programme haben zwar eine Diktierfunktion, aber bei uns kann der Anwender ganz gezielt vorgehen, ohne jemals eine Tastatur anfassen zu müssen. Denn das sehen erfahrungsgemäß viele Patienten mittlerweile auch kritisch aus hygienischen Gründen. Alles läuft über Sprachbefehle, das Programm muss aber nicht komplett durchlaufen werden. Ich kann einzelne Zähne ansteuern oder direkt mehrere überspringen. Im Prinzip ist es genauso, als würde hinter mir jemand sitzen, der mitschreibt.
Martin Sachs: Uns ist bewusst, dass es grundsätzlich Vorbehalte gegenüber Sprachsteuerungen gibt, weil nicht jeder gute Erfahrungen damit gemacht hat. Wir hatten bislang allerdings noch keinen Kunden, der uns Probleme oder Kritik dazu zurückgemeldet hat. Im Gegenteil. Als wir die Software erstmals angeboten haben, haben wir ein halbes Jahr lang eine Tastatur mitgeliefert, weil wir dachten, dass dies den Praxen lieber sei. Wir haben alle unbenutzt zurückbekommen und bieten mittlerweile ausschließlich Headsets von Sennheiser an.

Kann ich PA-Konzepte mit jeder Abrechnungssoftware nutzen?
Martin Sachs: Auf jeden Fall mit den gängigen. Eine Übersicht dazu gibt es auf unserer Homepage. Wir haben unsere Software so programmiert, dass sie über die VDDS-­Schnittstelle Befunde aus dem Hauptprogramm holen und wieder zurückspielen kann. 2015 wurden wir außerdem von der DG Paro akkreditiert und bewegen uns strikt nach ihren Richtlinien.

Auf Ihrer Website geben Sie den Nutzern Ihrer Software die Möglichkeit, sich einem PA-Circle für den beruflichen Austausch anzuschließen. Was kann ich mir darunter vorstellen?
Aydan Sachs: Bei meinen persönlichen Besuchen in den Praxen haben sich viele interessante Fachgespräche ergeben. Deshalb wollten wir ein Netzwerk aufbauen. Wir laden die Teilnehmer des PA-Circle regelmäßig zu Veranstaltungen ein, bei denen es Fachvorträge gibt, wir sie über die neueste Literatur informieren und wo sie sich austauschen können.  
Martin Sachs: Mittlerweile ist der PA-Circle eine kleine Community geworden. Er ist auch ein schönes Tool, um Rückmeldungen zu unserer Software zu bekommen. Auch wenn wir schon ein paar Jahre auf dem Markt sind, sehe ich uns – zumindest was die Strukturen betrifft – als Start-up. Wir haben grundsätzlich flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege. Wir wachsen bewusst in der Geschwindigkeit, in der wir wachsen wollen, und gewinnen die meisten Neukunden durch persönliche Empfehlungen anderer Praxen. Darauf sind wir stolz, denn in PA-Konzepte steckt viel Herzblut.

Und jetzt noch eine private Frage: Wie haben Sie sich kennengelernt?
Martin Sachs: Nach dem Studium an der Uni Münster habe ich in der Praxis von Dr. Raphael Borchard gearbeitet, die stark parodontologisch ausgelegt ist. Weil ich weiter in die Parodontologie eintauchen wollte, bin ich zurück zur Uni, um dort meine Fachzahnarztausbildung zu machen. Die Lebenswege meiner Frau und mir überschneiden sich hier. Sie hat sowohl in der Praxis gearbeitet, wenn auch zu einem anderen Zeitpunkt als ich, und an der Kammer/Uni Münster die Ausbildung zur Dentalhygienikerin im Bereich Parodontologie gemacht.
Aydan Sachs: Als parodontologisches Kompetenzteam haben wir zeitweise gemeinsam in einer weiteren Praxis gearbeitet. Wir haben beruflich viele Erfahrungen gesammelt und festgestellt: Erst wenn es perfekt ist, ist es gut. Das war auch der Grund, weshalb wir irgendwann die Entscheidung getroffen haben, unsere eigene Software zu entwickeln. Einfach, weil wir jeden Tag versuchen, es besser zu machen. Für die Kolleginnen und Kollegen – und für unsere Patienten.

Dr. Martin Sachs und Aydan Sachs

Dr. Martin Sachs studierte in Münster bis 2006 Zahnmedizin und erlangte im weiteren beruflichen Verlauf den Fachzahnarzt für Parodontologie (2013) und Oralchirurgie (2014). Aydan Sachs bildete sich nach ihrer Ausbildung zur ZFA in Münster weiter zur ZMP und Dentalhygienikerin (2009) an der Akademie für Fortbildung der Zahnärztekammer Westfalen Lippe/Uni Münster. Gemeinsam gründeten sie 2011 PA-Konzepte, mit dem Ziel, eine praxistaugliche sprachgesteuerte und patientenkompatible Prophylaxe- und parodontale Befundsoftware zu entwickeln. Seit 2014 ist diese auf dem deutschen Markt im Einsatz.

Weitere Informationen gibt es unter pa-konzepte.de