Die Praxismanagerin: Vorteile und Chancen – Teil 3

Jede gute Sportmannschaft verfügt über einen ausgebildeten Coach, der das Team in enger Abstimmung mit dem Chef zum Erfolg führt. Gleiches macht eine Praxismanagerin in der Zahnarztpraxis: Sie führt das Team und entlastet dadurch den Praxisinhaber.

Im ersten Teil dieser Serie ging es um Aufgabenbereiche und Ausbildungsmöglichkeiten, im zweiten Teil um die „Doppelrolle“ der Praxismanagerin und das Rollenverständnis des Inhabers, das für den Erfolg der leitenden Erstkraft wichtig ist. Der dritte und letzte Teil behandelt die Möglichkeiten und Chancen, die eine Praxismanagerin der gesamten Zahnarztpraxis bietet.

Am Universitätsklinikum Heidelberg haben Psychologen 200 Ärzte nach ihren Stressfaktoren befragt. An oberster Stelle wurden mit 56,6 Prozent Bürokratie und Verwaltungsaufwand genannt, gefolgt von Freizeitmangel und langen Arbeitszeiten (41,9 Prozent). Auch eine Onlinebefragung von 162 Ärzten in Krankenhäusern und Praxen ergab, dass jeder vierte Behandler den Stresslevel während eines normalen Arbeitstages als hoch empfindet. Hauptverursacher von Stress waren auch hier zu viel Bürokratie und Dokumentationspflichten, Arbeitsverdichtung sowie zu wenig Behandlungszeit für den Patienten und kaum Zeit für eigene Pausen.

Mehr Freiräume und weniger Stress

Ob Praxisorganisation, Personalführung, QM, Abrechnung oder Praxismarketing: Kein Chef muss alles können oder selbst machen! Mit einer professionellen Praxismanagerin, die den Überblick behält und eigenverantwortlich Controlling- und Managementaufgaben übernimmt, kann der Praxisinhaber stressfreier arbeiten und sich wieder verstärkt seiner eigentlichen Aufgabe widmen.

Die Einstellung einer Praxismanagerin bietet der gesamten Praxis – egal, ob groß oder klein, Ein- oder Mehrbehandlerpraxis, MVZ oder Berufsausübungsgemeinschaft, Vorteile. Selbst in einer kleinen Praxis ist vieles zu koordinieren. Trotzdem muss eine Praxismanagerin nicht unbedingt Fulltime beschäftigt werden; sie kann ihre Arbeit auch neben ihrer Tätigkeit als Assistenz oder Abrechnungsspezialistin innerhalb einer festgelegten Stundenanzahl ausüben.

So vielseitig die Aufgabenbereiche einer Praxismanagerin sind, so vielfältig sind die resultierenden Vorteile:

1. Mehr Behandlungs- und Freizeit

Dem Praxisinhaber steht mehr Zeit zur Verfügung – ob für die Behandlung und Beratung seiner Patienten, für Weiterbildung und Spezialisierung oder für sich und seine Familie.

2. Höhere Praxisumsätze

Weniger Verwaltungsaufwand bedeutet mehr Behandlungszeit: Wenn sich der Praxisinhaber auf das Behandeln konzentrieren kann, kann er höhere Umsätze erzielen und den wirtschaftlichen Erfolg seiner Praxis besser steuern und langfristig sichern. Eine betriebswirtschaftlich geschulte Praxismanagerin kann in Absprache Umsatzzahlen und Kosten analysieren und kontrollieren sowie den Einkauf und das Abrechnungswesen optimieren, was wiederum höhere Praxisumsätze und bessere Wettbewerbsfähigkeit bedeutet.

3. Konzentration auf das Wesentliche

Die Praxismanagerin nimmt ihrem Chef viele Aufgaben ab, trennt Wichtiges von Unwichtigem, bereitet Teamsitzungen vor und trifft Vorentscheidungen oder eine Vorauswahl – etwa bei der Mitarbeiterrekrutierung oder dem Praxismarketing. Für den Chef bedeutet das weniger Kleinigkeiten und Nebensächlichkeiten – das bringt ihm Entlastung im Tagesgeschäft und weniger Stress.

4. Mehr zufriedene Patienten

Eine Praxismanagerin ist nicht nur eine straffe Organisatorin, sie ist häufig auch die gute Seele einer Praxis und neben dem Praxisinhaber das Aushängeschild. Sie steht den Patienten als einfühlsame und vertrauensvolle Ansprechpartnerin zur Verfügung, kümmert sich um die Patientengewinnung, die Website und einen professionellen Telefonkontakt, motiviert das Team und sichert eine positive Grundstimmung. All das hat entscheidenden Einfluss auf die Außenwirkung einer Zahnarztpraxis. Wer sich gut informiert und aufgehoben fühlt, kommt wieder und empfiehlt „seine Wohlfühlpraxis“ weiter.

5. Motivierte Mitarbeiter

Als Bindeglied zwischen Praxisinhaber und Assistenzteam ist die Praxismanagerin persönliche Ansprechpartnerin, Vertrauensperson und ausgleichendes Element. Sie kennt und steuert die Abläufe, weiß um die persönlichen Motivatoren der Mitarbeiter und hat für alle Belange ein offenes Ohr. Bei Konflikten oder Unstimmigkeiten im Team nimmt sie eine unparteiische Haltung ein und entwickelt im Gespräch mit allen Beteiligten interessensgerechte Lösungen. Sie gibt Mitarbeitern ein wertschätzendes Feedback und kümmert sich gegebenenfalls um Schulungen – ein großer Motivationsfaktor! Kurz, die Praxismanagerin sorgt als Führungskraft für Klarheit, Orientierung und Struktur in der Praxis und für eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Dadurch garantiert sie ein freundliches und effektives Miteinander ohne Reibungsverluste. Wer ein gut geführtes, leistungsstarkes und motiviertes Team an seiner Seite hat, kann selbst mehr leisten und bleibt auf Dauer entspannter und gesünder. Gerade das Thema Personal ist der größte Energieräuber in der Zahnarztpraxis!

6. Persönliche Freiheiten

Ob Urlaub, Krankheit, Weiterbildung oder behandlungsfreie Zeit: Mit einer qualifizierten Praxismanagerin kann sich der Zahnarzt sicher sein, dass die Praxis auch während seiner Abwesenheit reibungslos funktioniert. Sind Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Befugnisse geklärt, gibt es einen festgelegten Rahmen, in dem die Praxismanagerin zeitnah Entscheidungen treffen kann und den Betrieb in seinem Sinne managt. Das verschafft dem Praxisinhaber den persönlichen Freiraum, sich auch einmal aus dem Praxisalltag herauszunehmen, in Ruhe gesund zu werden oder sich fernab der Praxis fortzubilden. Voraussetzungen sind Zeit, Raum und Vertrauen!

Natürlich wünscht sich der Praxischef, dass die Praxismanagerin ihn von der ersten Minute an entlastet und ihm möglichst sofort alle organisatorischen und planerischen Aufgaben in seinem Sinne abnimmt. Dafür muss sie allerdings wissen, wie er sich die Praxisführung und
-organisation konkret vorstellt. Das heißt: Sie muss wissen, was „in meinem Sinne“ für den Chef bedeutet – und das am besten jeden Tag aufs Neue!

Regelmäßige Besprechungen mit dem Chef – täglich vormittags 15 Minuten plus eine Stunde in der Woche – bilden die Basis, auf der die Praxismanagerin selbständig arbeiten und Entscheidungen treffen kann. Sie erhält Aufgaben, erfährt, was ihm wichtig ist und welche Dinge in nächster Zeit anstehen oder verbessert werden sollen. Auch für konstruktives Feedback ist in solchen Gesprächen Zeit.

Gleichzeitig erhält der Praxisinhaber Rückmeldungen über noch anstehende oder bereits erledigte Aufgaben. Er ist somit stets auf dem neuesten Stand und weiß, was „hinter den Kulissen“ seiner Praxis passiert. Nur so kann er mit der Zeit Vertrauen in die persönlichen Stärken, die Loyalität und die Fachkompetenz seiner „rechten Hand“ gewinnen – eine unverzichtbare Basis für beide Seiten! Hinzu kommt: Je mehr Vertrauen er in seine Praxismanagerin setzt, desto größer wird seine Bereitschaft, loszulassen und Aufgaben an sie zu delegieren oder Verantwortlichkeiten abzugeben.

Wertschätzendes Verhalten führt zum Erfolg

Auch das Assistenzteam merkt schnell, ob der Chef sich auf seine leitende Erstkraft verlässt, ihr vertraut und ihre Führungsfähigkeiten wertschätzt. Je konsequenter er nach außen zu ihr und ihren Entscheidungen steht, desto eher werden auch die Mitarbeiter ihren Vorschlägen und Anweisungen folgen. Wie effektiv die Praxismanagerin ihre Aufgaben erfüllen kann, hängt also auch wesentlich vom Maß des Vertrauens ab, das der Praxisbetreiber in ihre Fähigkeiten setzt.

Neben festen Besprechungszeiten, offenen und ehrlichen Feedback-Gesprächen und einer soliden Vertrauensbasis sind auch die räumlichen Gegebenheiten entscheidend für den Erfolg einer Praxismanagerin. Idealerweise hat sie ein eigenes Büro, in dem sie ungestört und in Ruhe Mitarbeiter- und Einstellungsgespräche führen, aufwendige Aufgaben wie das Schreiben von Arbeits- und Urlaubsplänen übernehmen und vertrauliche Dinge ablegen kann.

Fazit

Die Einstellung einer Praxismanagerin oder die Aus- und Weiterbildung einer Mitarbeiterin zur leitenden Erstkraft ist sowohl für den Praxisinhaber als auch für die gesamte Praxis eine sinnvolle Investition: Der Betrieb wird professionell und wirtschaftlich geführt, wodurch der Zahnarzt merklich entlastet und „entstresst“ wird.

Er hat mehr Zeit und Muße für die Behandlung seiner Patienten, was sich auch in den Bilanzen positiv widerspiegelt. Damit die Praxismanagerin ihre Arbeit erfolgreich erledigen kann, braucht sie den Respekt, die Wertschätzung und das Vertrauen aller Beteiligten – besonders der Praxisinhaber muss sich mit ihr regelmäßig austauschen und ihr den Rücken stärken, nur dann kann sie ihm den Rücken freihalten und seine Interessen gegenüber dem Team vertreten.