Whistleblower-Schutz: Tipps für die Umsetzung des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes in der Zahnarztpraxis
Die Europäische Union hat sich vorgenommen, Hinweisgeber von Missständen, sogenannte Whistleblower, besser vor Benachteiligungen zu schützen, und dies in der Whistleblower-Richtlinie festgeschrieben. In Deutschland ist daher am 2. Juli das Gesetz zum Hinweisgeberschutz (HinSchG) in Kraft getreten. Dies sieht eine Anlaufstelle für Hinweisgeber vor, die Rechts- und Regelverstöße in Unternehmen und Behörden melden wollen. „Unternehmen mit 50 bis 250 Beschäftigten müssen die Umsetzung bis zum 17. Dezember 2023 durchführen“, erläutert Dipl.-Betriebswirt Hans-Gerd Hebinck, „so sieht es das Gesetz vor.“ Gezählt wird nach Köpfen, dazu zählen auch Aushilfen und Auszubildende.
Jede Zahnarztpraxis und auch Unternehmen aus der Dentalindustrie und dem Dentalhandel müssen eine Meldestelle einrichten, wenn die Mitarbeiterzahl erfüllt wird. Zahnarztpraxen mit weniger als 50 Mitarbeitern haben die Möglichkeit der freiwilligen Einrichtung eines eigenen Meldesystems. Dipl.-Betriebswirt und Branchenexperte Hans-Gerd Hebinck: „Das kann auch sinnvoll sein. Weil die Mitarbeiter dieser Organisationen auch Meldungen abgeben können. Bei Nichtvorhandensein eines internen Meldesystems wenden sie sich dann an die externe Meldestelle beim Bundesjustizministerium.“
Was ist zu tun und welche Lösungen gibt es?
Es muss ein Meldesystem eingerichtet werden. Dafür wird allen Hinweisgebern ein Meldekanal rund um die Uhr zur Verfügung gestellt. Folgende Lösungen für Meldekanäle sind möglich:
Lösung auf der eigenen Webseite über eine neue Unterseite „Hinweisgeber“: Das ist im Prinzip eine ähnliche Rubrik wie das Impressum oder die Seite Datenschutz. Für die Umsetzung eignen sich selbst programmierte Online-Formulare, E-Mail-Lösungen oder die Einbindung von Code-Schnipseln von professionellen Software-as-Service-Tools. Diese Lösung wird wohl die große Mehrzahl der betroffenen Zahnarztpraxen wählen, weil die Umsetzung einfach ist und minimal Kosten entstehen. Informationen hierzu finden sich auf hinweisgeber-meldeportal.dental
Outsourcing an einen externen Dienstleister mit IT-Meldeplattform und/oder Callcenter: Wird bei Zahnarztpraxen eher selten genutzt werden, weil diese Vorgehensweise sehr kostenintensiv im Verhältnis zu den zu erwartenden Meldungen ist.
Briefkasten: Dieser müsste im Außenbereich zugänglich sein, damit auch Unternehmensexterne oder Mitarbeiter nach Feierabend oder während einer Krankheitsphase jederzeit Zugang zum Meldesystem haben. Das wird vermutlich eher selten als Lösung gewählt werden, weil die räumlichen Möglichkeiten nicht vorhanden sind.
Anrufbeantwortersystem: Dafür wird eine eigene Rufnummer eingerichtet, die regelmäßig betreut wird. Denkbar ist diese Lösung, bisher planen jedoch kaum Unternehmen diesen Meldeweg. Diese Lösung eignet sich eher für große Unternehmen und Konzerne als zusätzliche Möglichkeit zum Online-Meldeweg.
Einrichtung einer gemeinsamen Meldestelle. Mehrere Unternehmen richten eine gemeinsame Meldestelle ein, zum Beispiel Verbände, Einkaufsgemeinschaften. Vorteil: Kosten sparen mit einer gleichzeitig fachlich und technisch guten Lösung, Nachteil: Geschäftsführungen möchten womöglich nicht, dass Meldungen über Rechtsverfehlungen „außer Haus“ gehen.
Wer kann Hinweise melden?
Hinweisgeber eines Unternehmens können alle sein: Mitarbeiter (auch Auszubildende, Praktikanten und Teilzeitkräfte), Geschäftspartner, Lieferanten oder Dienstleister. Allerdings muss stets ein Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit bestehen. Eine rein private Informationserlangung fällt nicht unter den Whistleblower-Schutz.
Der Hinweisgeber kann auswählen zwischen der internen Meldestelle des Unternehmens und einer staatlich eingerichteten Meldestelle. Der Hinweisgeber sollte, so lautet die Empfehlung, aber zunächst die interne Meldestelle des Unternehmens bevorzugen. Dabei gilt, dass auch Unternehmen vor einem Missbrauch der Meldestelle geschützt sind. Denn wenn ein Hinweisgeber vorsätzlich oder grob fahrlässigen Meldungen von unrichtiger Information und unwahren Behauptungen abgibt, so ist er zu Schadenersatz verpflichtet, der aufgrund der Falschmeldung eingetreten ist.
Was kann gemeldet werden?
Verstöße gegen Strafvorschriften nach deutschem Recht, zum Beispiel Steuerrecht;
Verstöße, die mit einem Bußgeld bedroht sind (also Ordnungswidrigkeiten),wie Arbeits- und Gesundheitsschutz, Mindestlohngesetz;
Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder, die zur Umsetzung bestimmter europäischer Regelungen getroffen wurden, beispielsweise Regelungen zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Vorgaben zur Produktsicherheit, Vorgaben zur Verkehrssicherheit, Vorgaben zur Beförderung gefährlicher Güter, Vorgaben zum Umwelt- und Strahlenschutz, Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Qualitäts- und Sicherheitsstandards bei Arzneimitteln und Medizinprodukten, Regelungen des Verbraucherschutzes, Regelungen des Datenschutzes und der Sicherheit in der Informationstechnik, Regelungen des Vergaberechts, Regelungen zur Rechnungslegung bei Kapitalgesellschaften, Regelungen im Bereich des Wettbewerbsrechts etc.
Fazit
Hans-Gerd Hebinck beruhigt: „Bei Zahnarztpraxen werden voraussichtlich alleine schon auf Grund der Unternehmensgrößen, aber auch aufgrund der Branche nur wenige Meldungen eingehen. Panik ist also nicht angesagt.“
Gar nichts zu tun, ist aber keine gute Lösung. Warum? Jeder Hinweisgeber könne sich selbstverständlich auch an die externe Meldestelle des Bundes beim Justizministerium wenden. Diese wird die Meldung immer bearbeiten und feststellen, dass die Einrichtung einer internen Meldestelle beim betroffenen Unternehmen versäumt wurde. Bußgelder seien dann sehr wahrscheinlich. Wie hoch diese bei Unternehmen bis 250 Mitarbeitern sein werden, könne noch niemand seriös vorhersagen. Das Gesetz sieht eine Geldbuße von bis zu 20.000 Euro vor. „Dabei wird sich eine Aufsichtsbehörde mit hoher Wahrscheinlichkeit an der Art des Verstoßes und an der Größe des Unternehmens orientieren. Aber lassen Sie sich davon nicht verunsichern“, sagt Unternehmensberater Hebinck.
Die notwendigen organisatorischen und fachlichen To-dos sind nach Hebincks Ansicht mit überschaubarem Aufwand und Kosten zu leisten. Dazu seien vorab einige Detailfragen zu klären, zum Beispiel im Hinblick auf die Einrichtung des Meldesystems, der Sicherstellung der Vertraulichkeit, die Mitarbeiterkommunikation und der Zuständigkeiten und zur Erlangung der notwendigen Fachkunde.
Hans-Gerd Hebinck: „Mit einer auf Ihre Betriebsgröße zugeschnitten Beratung bekommen Sie schnell eine Übersicht über die notwendigen To-dos, erhalten die notwendige Fachkunde und wertvolle Tipps für eine technisch gute Lösung für die Meldestelle, gesetzeskonforme und angemessene Umsetzung der Vorgaben.“
Titelbild: Hans-Gerd Hebinck
