Interview mit Susann Schmidt, Praxismanagerin der Gemeinschaftspraxis Lenzner/Wende in Meißen
Susann Schmidt ist seit 2011 Praxismanagerin in der Gemeinschaftspraxis Lenzner/Wende in Meißen. Derzeit arbeiten sechs Zahnärzte und 17 Mitarbeiter an 20 Arbeitsplätzen. Die Praxis arbeitet papierlos und voll digital. Diese Komplexität zu bewältigen, war die Hauptaufgabe bei der Umstellung zum Jahreswechsel 2015/2016. Im Interview berichtet Susann Schmidt, welche Erfahrungen sie und das Praxisteam beim Umstieg vom Programm Praxisprofiler auf CGM Z1.PRO gemacht haben.
Wann haben Sie mit dem Praxisteam begonnen, ein neues Zahnarzt-Informationssystem zu suchen und zu planen?
Susann Schmidt: Wir haben uns über einen Zeitraum von anderthalb Jahren mit der Umstellung befasst. Dazu haben wir im Team besprochen, welche Voraussetzungen das Programm haben muss und welche Wünsche da sind. Dann haben wir uns verschiedene Angebote eingeholt und getestet. Außerdem kontaktierten wir verschiedene Praxen, um über deren Erfahrung mit den Softwarelösungen zu sprechen.
Was waren die Gründe für einen Softwarewechsel?
Susann Schmidt: Unser vorheriges Programm war einfach viel zu langsam. Während der sieben Jahre, in denen wir damit arbeiteten, hat es uns bei unseren täglichen Abläufen wirklich behindert. Wir saßen zum Teil minutenlang vor dem Bildschirm und haben gewartet, dass wir einen neuen Termin eintragen konnten. Die Patienten mussten dann selbstverständlich auch warten. Kurz gesagt: Je mehr Daten das Programm zu bewältigen hatte, desto langsamer wurde es. Bei einem Patientenstamm von knapp 10.000 und damit ungefähr 120 Patienten täglich in der Behandlung war es dann sehr wichtig, dass wir dieses Problem abstellen. Das Ziel war also, dass die Datenmenge nicht mehr die Schnelligkeit des Programms behindert und dass das neue Programm kompakter ist.
Warum haben Sie sich dann für CGM Z1.PRO entschieden?
Susann Schmidt: Weil uns die Technologie überzeugt hat. Durch die SQL-Datenbanken können große Datenmengen ohne Probleme gespeichert werden, ohne dass die Schnelligkeit des Programms darunter leidet. Die Kompaktheit ist einfach gegeben. Auch die Bedienung erschien uns definitiv leichter und intuitiver. Ein weiterer Punkt, der ausschlaggebend war: Wir arbeiten mit der neuen Lösung zukunftssicher, denn wir wissen, dass CGM Z1.PRO laufend weiterentwickelt wird.
Auf welche Programmmodule haben Sie (und Ihr Team) besonderen Wert gelegt?
Susann Schmidt: Da wir papierlos arbeiten, benötigen wir auf jeden Fall den CGM PRAXISTIMER und das CGM PRAXISARCHIV. Wir hatten von Anfang an ein digitales Bestellbuch. Das ist für unsere Arbeit grundlegend wichtig. Die Anbindung an das Röntgen durch das CGM PRAXISARCHIV funktioniert auch ebenfalls sehr gut und erleichtert uns die Arbeit. Außerdem haben wir die Statistiken und den Leistungsrecall hinzugenommen. Material- und Hygieneverwaltung ist perspektivisch geplant.
Welche Herausforderungen gab es aus Ihrer Sicht im Vorfeld der Umstellung?
Susann Schmidt: Unsere größte Angst war die Datenübernahme: Alle Patientenkarteien und Daten mussten übertragen werden. Alle anderen Programme und das Röntgen mussten integriert werden. Das war wirklich eine aufregende Zeit für uns.
Wie zufrieden waren Sie mit der Betreuung während der Umstellung?
Susann Schmidt: Im Vorfeld wurde eine Probedatenübernahme mit ic med gemacht, um vorher zu schauen, ob alles funktioniert. Das hat uns die Angst nehmen können. Das Planungshandbuch für den Praxistimer hat uns ebenfalls sehr geholfen. Es ist sehr ausführlich und es war eine Menge Arbeit, alles auszufüllen. Aber nur dadurch war es recht unkompliziert und hat es uns ermöglicht, dass wir schnell wieder arbeiten konnten.
Für die Umstellung war die Praxis zwischen Weihnachten und Neujahr geschlossen. Drei Tage hat die Technik alles eingerichtet und bei einer zweitägigen Schulung wurde das komplette Praxisteam eingewiesen. Außerdem war die Schulungsmitarbeiterin dann noch im laufenden Betrieb hier und hat uns direkt bei aufkommenden Fragen geholfen. Die ersten Tage waren wirklich spannend. Man wächst mit seinen Aufgaben. Alles in allem verlief die Umstellung doch ohne nennenswerte Probleme und wir bereuen diesen Schritt nicht – auch dank der Schulungsmitarbeiter von ic med, die uns immer zur Seite standen.
Welche Erfahrungen haben Sie nach dem Wechsel zu CGM Z1. PRO mit dem Support gemacht?
Susann Schmidt: Die technische Betreuung ist immer für uns da und wir können bei allen Problemen anrufen. Die Programmhotline funktioniert ebenfalls sehr gut. Sie ist sehr gut erreichbar und zeigt uns Kniffe, die man nicht immer sofort parat hat. Wir haben außerdem einen Schulungsvertrag abgeschlossen. Einmal im halben Jahr kommt ein Schulungsmitarbeiter von ic med zu uns. Denn wir wollen nichts übersehen und möchten immer auf dem neuesten Stand bleiben. Diese Hilfestellungen erleichtern uns viele Dinge in der alltäglichen Arbeit.
Was hat sich seit dem Wechsel zu CGM Z1.PRO in Ihrer alltäglichen Arbeit verändert? Welche Vorteile haben Sie seitdem?
Susann Schmidt: Wir sind definitiv viel schneller unterwegs. Ich erinnere auch unser Team immer mal daran, wie wir mal arbeiten mussten, indem ich das alte Programm öffne. Damit sehen die Kollegen, dass wir jetzt viel besser arbeiten können als vorher. Außerdem haben wir auch gemerkt, dass wir jetzt mit den Anamnesen noch viel sensibler umgehen. Wir haben allein in diesem Jahr 4.600 Anamnesen aktualisiert dank CGM Z1.PRO, was uns die Arbeit wirklich erleichtert.
Auch bei der Leistungseingabe sind die Kollegen sehr zufrieden, da diese einfach intelligent gestaltet ist und CGM Z1.PRO sozusagen mitdenkt. Besonders bei der Arbeit mit dem Patientenstamm werde ich durch das Programm sehr entlastet. Mich fasziniert die Patientenpflege. Seien es die Karteireiter oder die Selektion, welche sehr sinnvoll sind. Wir können alles genau nach unseren Anforderungen anpassen und individualisieren. Die intuitive Bedienung erleichtert meine Arbeit sehr. Insgesamt kann ich sagen, dass ich dank CGM Z1.PRO ungefähr 50 Prozent an Arbeitszeit einsparen konnte.
Jetzt kommen wir auch schon zur letzten Frage: Würden Sie CGM Z1.PRO weiterempfehlen?
Susann Schmidt: Ja natürlich, wir haben es sogar schon einem Kollegen empfohlen, denn es macht einfach Spaß, mit CGM Z1.PRO zu arbeiten.
