Während viele Zahnärzte auf der Zielgeraden in den Ruhestand oder in den Jahren vor der Praxisabgabe kaum noch in die Modernisierung und Weiterentwicklung ihres Unternehmens investieren, ist Dr. Wolfgang Kuhl einen anderen Weg gegangen: Der Frankfurter Zahnarzt hat nicht nur frühzeitig eine junge Kollegin und zukünftige Nachfolgerin ins Boot geholt, er hat auch seine Praxis in Sachen Digitalisierung auf den neuesten Stand gebracht.
Dr. Wolfgang Kuhl ist ein Mensch, der gerne strategisch denkt und vorausschauend handelt. Seine Zahnarztpraxis unweit der Alten Oper in Frankfurt am Main hat der heute 61-Jährige 1993 eröffnet. Immer wieder unterzieht er seinem Unternehmen einen Wert-Check, richtet sein Behandlungsangebot nach den Bedürfnissen seiner Patienten aus.
2005 stößt Kathrin Beinemann als Zahnarzthelferin zum Praxisteam. Nur zwei Jahre später nimmt sie das zahnmedizinische Studium auf und kehrt nach ihrem Abschluss als angestellte Zahnärztin zurück – mit dem Plan, die Praxis später einmal weiterführen zu können. „Der Beruf des Zahnarztes ist eine High-Skill-Profession, die insbesondere erfordert, dass Patienten ein solides Vertrauensverhältnis aufbauen können. Das braucht Zeit. Der ideale Praxispartner fällt nicht vom Himmel, es ist eine Menge Mentoring nötig. Man muss viel investieren, seinen Nachfolger bereits dort sehen, wo er noch nicht ist, aber idealerweise letztendlich stehen wird – mit seinem Wissen, seinem Auftreten, seinen Fähigkeiten“, erklärt Dr. Kuhl. 2024 sollen aus den beiden Zahnärzten zunächst gleichberechtigte Partner werden, bevor Kathrin Beinemann irgendwann selbst die Praxis übernimmt.
Hackerangriff setzt Impuls für digitale Weiterentwicklung
Kurz vor der Weihnachtszeit 2020 kommt der große Knall: An einem Freitagvormittag hat die Praxis plötzlich keinen Datenzugriff mehr, alles ist gesperrt. „Wir waren Ziel eines Hackerangriffs geworden und erhielten auch direkt per Email einen Erpresserbrief. Das war eine Katastrophe, schließlich mussten auch noch die Quartalsabrechnungen abgegeben werden“, erinnert sich Dr. Kuhl. Glücklicherweise existiert zu dieser Zeit bereits ein Online-Terminvergabesystem, zudem sind dank einer externen Hardware-Sicherung sowie zusätzlicher analoger Patientenkarteien alle Daten zu retten. Das Unternehmen kostet der Cyber-Angriff dennoch 25.000 Euro. „Wir sind noch einmal mit einem blauen Auge davongekommen, aber so etwas sollte auf keinen Fall noch einmal passieren können.“
Dr. Wolfgang Kuhl und Kathrin Beinemann machen sich sofort daran, eine sichere, webbasierte Praxissoftware zu finden: „Leider konnte unser bisheriger Anbieter uns zu dem Zeitpunkt keine vollständig cloudbasierte Lösung anbieten und hätte dies aller Voraussicht nach auch innerhalb der nächsten zweieinhalb Jahre nicht tun können. Aus diesem Grund haben wir uns an die Firma Teemer gewendet und sind bis heute sehr zufrieden mit unserer Entscheidung“, so Dr Kuhl. „Teemer ist ein junges, engagiertes Unternehmen, das sich stetig verbessert. Die Praxissoftware ist unheimlich leicht zu nutzen, macht die Kommunikation mit unserem Abrechnungsbüro leichter und erspart uns zudem Probleme mit Sicherungen oder Updates“, ergänzt er.
Mobil, einfach, sicher – Zugriff von überall
Die Praxissoftware von Teemer unterstützt die Praxis vom Empfang über die Planung bis hin zur Behandlung, Verwaltung und Abrechnung. Das cloudbasierte System verfügt dabei über ein hauseigenes patentiertes Sicherheitskonzept, das Patientendaten mehrfach verschlüsselt und schützt. Dabei wird ein Schlüssel verwendet, der ausschließlich der Praxis bekannt ist. In der Praxis wird dafür ein kleines Stück Software installiert, dass die Funktion der Ver- und Entschlüsselung der Daten übernimmt. Der Zugriff auf die jeweilige Installation in der Cloud erfolgt mittels eines Zertifikats, das über Teemer ausgestellt wird. Der Zugang zur Software ist nur durch die Eingabe eines Benutzernamens in Kombination mit dem korrekten Passwort möglich.
„Der Wechsel zur Praxissoftware von Teemer hätte unkomplizierter und glatter nicht laufen können“, freut sich Wolfgang Kuhl. Kathrin Beinemann, die die Umstellung maßgeblich begleitet hat, kann das nur bestätigen: „Am ersten Tag des Wechsels zu Teemer war ein Mitarbeiter der Firma bei uns direkt vor Ort, ein weiterer hat sich online zugeschaltet. Wir haben am Vormittag eine Schulung bekommen und konnten dann sofort loslegen. Wenn später einmal Fragen waren, hatten wir immer denselben Ansprechpartner, waren telefonisch also immer in persönlichem Kontakt – oder der Mitarbeiter hat sich eben kurz per Teamviewer auf dem PC eingeklinkt.“ Das externe Abrechnungsbüro hat ebenfalls eine Schulung für die Software erhalten und kann nun ganz unabhängig auf die relevanten Informationen und Daten zugreifen.
Digital und vernetzt: vom Anamnesebogen bis zur Abrechnung
Heute wird der Anamnesebogen in der Praxis von den Patienten über das I-Pad ausgefüllt. In der Behandlung können Dr. Kuhl, Kathrin Beinemann und ihr Team Kommentare eingeben – schriftlich oder auch via Speech-to-Text. „Unser Abrechnungsbüro kann dann auf diese Kommentare zugreifen und sich diejenigen Positionen heraussuchen, die die abgerechnet werden sollen. Die Teemer-App läuft auf dem Laptop ebenso gut wie auf dem i-Phone. Auch Heil- und Kostenpläne können ganz leicht importiert werden – bei uns zum Beispiel über das i-Phone. Da hängt sich nichts auf, da gibt es keine Ausfälle, das geht ganz intuitiv“, erklärt die junge Zahnärztin. „Auch die Mitarbeiter der Praxis kommen allesamt prima mit dem neuen System klar. Sogar zwei unserer langjährigsten Helferinnen haben kein Problem damit. Bei den Patienten kommt die Modernisierung darüber hinaus ebenfalls sehr gut an.“
Step by step zur Zahnarztpraxis 2.0
Neben der neuen cloudbasierten Praxissoftware hat Dr. Wolfgang Kuhl die vergangenen Jahre und vor allem die Coronazeit genutzt, um seine Praxis digital sukzessive weiter nach vorn zu bringen. Die Praxis verfügt seit 1994 über eine Cerec Einheit, die nach und nach upgedated wurde. Die Online-Terminvergabe war ein weiterer Schritt. Es folgte die Anschaffung eines Laborscanners, die Implementierung eines 3-D-Druck-Systems samt Software, die den Zahntechniker des praxiseigenen Labors entlastet. Anfang dieses Jahres ist ein Intraoralscanner angeschafft worden, eine digitale Röntgeneinheit soll bald folgen.
Dr. Wolfgang Kuhl hat sich viel Zeit genommen, um seine Praxisübergabe vorzubereiten und sein Unternehmen außerdem technisch auf den neuesten Stand zu bringen – und noch immer steckt er mittendrin. „Man muss solche Prozesse behutsam angehen und sich die entsprechende Zeit nehmen. Vor allem für meine Patienten ist es wichtig, zunächst eine Vertrauensbasis zu Frau Beinemann aufbauen zu können, bevor ich mich in noch ferner Zukunft aus der Praxis zurückziehe“, so Dr. Kuhl. Dass sich diese Vorgehensweise lohnt, beweist die Tatsache, dass bisher kein einziger Patient abgewandert ist – auch nicht während der rund eineinhalb Jahre, als Kathrin Beinemann zeitweise deutlich mehr eingebunden war, während Wolfgang Kuhl zusätzlich noch an anderer Stelle beratend in der Dentalindustrie tätig war. Dennoch ist die Weitergabe des selbstaufgebauten Unternehmens nicht immer leicht: „Loslassen und Verantwortung übertragen ist ein auch Prozess, den man lernen muss“, bringt der 61-Jährige es auf den Punkt.
Auf einen Blick:
Zahnarztpraxis am Reuterweg
Praxis für ganzheitliche und ästhetische Zahnheilkunde
Dr. med. dent. Wolfgang Kuhl
Reuterweg 62
60323 Frankfurt am Main
www.zahnarztpraxis-reuterweg.de
- Behandlungsschwerpunkt: Prävention und Prophylaxe, Parodontologie, funktionelle und ästhetische Prothetik
- Praxiseigenes Dentallabor
- Team: Zwei Zahnärzte, drei Zahnmedizinische Fachangestellte (davon zwei Prophylaxeassistentinnen), eine Auszubildende, ein Zahntechniker
- Rund 5.400 Stammpatienten, etwa 85 Prozent Privatpatienten
- Ausgelagertes Abrechnungsbüro und Factoringgesellschaft
Titelfoto: Praxis Dr. Wolfgang Kuhl
