Regina Granz, Leiterin der Geschäftsstelle ZA Nord: „Die ZA Nord löscht nicht nur den ersten „Brand“, wir sind hauptsächlich „Brandschutzbeauftragte“ und überlegen strategisch individuelle „Brandschutzbestimmungen“ für die jeweilige Praxis.“
Regina Granz, Leiterin der Geschäftsstelle ZA Nord, sprach mit der DZW über ihren spannenden Alltag als Abrechnungsfeuerwehrfrau. Das Interview wurde bei der ZA AG geführt.
Frau Granz, wer oder was ist die Abrechnungsfeuerwehr?
Regina Granz: Die Abrechnungsfeuerwehr ist schnell zur Stelle, wenn eine Praxis in Abrechnungs-Not gerät. Und organisiert gewissenhaft ihren Einsatz unter Beachtung aller gesetzlichen und datenschutzrechtlichen Vorgaben. Beispielsweise springen wir ein, um Rechnungen der Praxen an die Kassenzahnärztliche Vereinigung fristgerecht einzureichen. Wir sorgen auch noch kurz vor knapp dafür, dass keine Rechnung offen bleibt und alle Zahlungen termingerecht und rechtlich korrekt abgehandelt sind. Über unseren kurzfristigen Einsatz hinaus ergibt sich dann häufig eine weiterführende Zusammenarbeit mit den Praxen. Dann geht es um nachhaltige, strategische Beratung durch die ZA Nord.
In welchen Fällen senden die Praxisinhaber ihren Notruf an Sie?
Regina Granz: Wenn kurzfristig Mitarbeiter erkranken oder sogar kündigen und gleichzeitig Rechnungsabschlüsse anstehen, setzen die Praxisinhaber ihren Notruf an uns ab. Meistens kümmert sich in den Praxen auch nur eine Person um die Abrechnungen. Wenn diese dann ganz kurzfristig für einen längeren oder unbekannten Zeitraum ausfällt, ist richtig Not am Mann beziehungsweise an der Frau. Dann übernehmen wir so schnell wie irgend möglich.
Können Sie ein Beispiel nennen?
Regina Granz: Natürlich. Kurz vor Silvester habe ich einen Anruf von einem Zahnarzt erhalten, den ich schon länger kenne. Seine Abrechnungsfachkraft erlitt einen Schlaganfall, den sie zum Glück gut überstehen wird, der sie aber natürlich unerwartet ausfallen ließ. Für die nächsten Tage hatte sie geplant, die zum Quartalsende offenen Abrechnungen sowie Heil- und Kostenpläne abzuarbeiten. Nach dem Notruf sind wir direkt in die Praxis gefahren, um zu sichten, was zu tun ist. Die wegen einer Frist dringlichen Fälle rechnen wir stets als erste ab. Mittlerweile wissen wir, dass die Abrechnungsfachkraft der Praxis noch mindestens ein halbes Jahr ausfällt. Der Zahnarzt ist mit unserer Arbeit sehr zufrieden, daher gehen wir nun in eine kontinuierliche Betreuung über, bis die Mitarbeiterin wieder genesen zurückkehrt.
Passiert es oft, dass Sie Praxen nach dem Feuerwehreinsatz weiter unterstützen?
Regina Granz: Ja, die Praxisinhaber müssen häufig eine nachhaltige Lösung finden und fragen uns dann um Rat. Und die ZA Nord löscht nicht nur den ersten „Brand“, wir sind hauptsächlich „Brandschutzbeauftragte“ und überlegen strategisch individuelle „Brandschutzbestimmungen“ für die jeweilige Praxis. Dadurch verhindern wir, dass ein erneutes Abrechnungs-Chaos entsteht.
Was heißt das konkret?
Regina Granz: Mitarbeiter, die das Abrechnungsmanagement übernehmen wollen, schulen wir individuell. Insbesondere wenn klar ist, dass die eigentlich dafür zuständige Kollegin langfristig ausfällt, weil sie zum Beispiel gekündigt hat. Die Weiterbildungen führen wir in der Regel vor Ort durch, um auf das Potenzial und die Besonderheiten einer Praxis maßgeschneidert eingehen zu können. Wir unterstützen die Praxen so nachhaltig beim Thema Abrechnung.
Es gab auch schon Fälle, in denen Praxisinhaber umfänglich auf die ZA als Abrechnungsdienstleister umgestiegen sind. Diese Zahnärzte wollten sich breiter aufstellen, um eben dieses Ausfallrisiko zu minimieren. Sie ergänzen stattdessen lieber Ihr Praxisteam um GOZ-Experten, die ihnen mit bestem und stets aktuellem Abrechnungswissen zur Verfügung stehen. Die Arbeit beziehungsweise das Ergebnis der Abrechnungsfeuerwehr ist also sehr vielfältig.
Kommt der Anruf bei der Abrechnungsfeuerwehr auch mal zu spät?
Regina Granz: Manchmal ist es nicht mehr möglich, die Zahlungen termingerecht abzuschließen. Doch in diesen Fällen sprechen wir mit den Institutionen, schildern ihnen die akute Situation und erwirken Fristverlängerungen.
Was ist das Kurioseste, was Ihnen als Abrechnungsfeuerwehrfrau passiert ist?
Regina Granz: Einmal rief ein Praxisinhaber an, dem plötzlich klar geworden ist, dass seine Abrechnungsfachkraft in der kommenden Woche „unerwartet und völlig überraschend“ in den Mutterschutz geht. Trotz klarer Kommunikation der Schwangerschaft hatte er es versäumt, sich rechtzeitig um einen Ersatz zu kümmern. Und das auch noch zum Quartalsende. Da war natürlich höchste Eile geboten und wir waren sofort mit aller Kraft zur Stelle.
