Praxismanagerinnen entlasten den Zahnarzt: Aufgaben und Ziele

"Praxismanagerinnen entlasten den Chef von A wie Abrechnung bis Z wie Zeitmanagement", weiß Verena Faden.

Jede gute Sportmannschaft verfügt über einen ausgebildeten Coach, der das Team in enger Abstimmung mit dem Chef zum Erfolg führt. Nichts anderes macht eine Praxismanagerin in der Zahnarztpraxis: Sie führt das Team und entlastet dadurch den Praxisinhaber. Auch wenn ihre Berufsbezeichnung noch vergleichsweise jung ist, ist sie aus vielen Betrieben schon lange nicht mehr wegzudenken.

Doch welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten kann sie übernehmen? Welche Rolle spielt sie als zweite Führungskraft in der Praxis? Und welche Vorteile bietet eine Praxismanagerin dem Praxisinhaber oder dem gesamten Team? In der dreiteiligen Serie wird diesen Fragen nachgegangen und das Berufsbild mit all seinen Möglichkeiten und Chancen für die Zahnarztpraxis beschrieben.

Grundsätzlich gilt: Der Zahnarzt ist Unternehmer und seine Praxis ist ein Wirtschaftsunternehmen – und als solches muss es auch geführt werden. Das heißt, dass der Inhaber nicht nur Behandler, sondern auch Abrechnungs- und Marketingexperte, Personal- und Praxismanager sowie Organisationstalent und Konfliktlöser in einer Person sein muss. Und je größer die Praxis, desto größer die täglichen An- und Herausforderungen.

Hinzu kommt, dass betriebswirtschaftliche Aspekte, effiziente Arbeitsabläufe und ein serviceorientiertes Patientenmanagement eine immer größer werdende Rolle spielen, damit die Praxis nicht nur gut läuft, sondern auch langfristig erfolgreich bleibt. Vom Praxisinhaber sind die stetig wachsenden Aufgaben und Anforderungen in der täglichen Praxis kaum noch alleine zu bewältigen; nicht selten sitzt er spät abends noch im Büro, um sich um die Buchhaltung, die Aktualisierung der Praxis-Homepage oder den Vertretungsplan für seine Mitarbeiter zu kümmern.

Zahnarzt und Praxismanager in einer Person? Das kann schnell zu viel werden! Umso wichtiger kann der Einsatz einer speziell ausgebildeten zweiten Führungskraft und zentralen Ansprechpartnerin für den wirtschaftlichen Erfolg einer Zahnarztpraxis, aber auch für eine bessere Work-Life-Balance ihres Inhabers werden. Genau hier kommt die Praxismanagerin ins Spiel. Als verlängerter Arm des Praxisinhabers unterstützt sie ihn bei Routineführungsaufgaben und hält ihm so den Rücken frei, damit er sich auf die zahnärztliche Behandlung seiner Patienten konzentrieren kann.

Sie fungiert dabei als Bindeglied zwischen Ärzten, Team und Patienten und hält alle Praxisfäden in der Hand.

Zentrale Aufgaben

Die zentralen Aufgaben einer Praxismanagerin sind es, den Praxisinhaber spürbar zu entlasten und den Betrieb wirtschaftlich erfolgreich zu organisieren. So ist die leitende Erstkraft meist von A wie Abrechnung bis Z wie Zeitmanagement für einen reibungslosen Praxisablauf zuständig. Ihr können dabei aber auch Aufgaben und Verantwortlichkeiten übertragen werden, die weit über eine allgemeine Praxisorganisation und -verwaltung hinausgehen. Je nach Anforderung, Ausrichtung und Größe der Zahnarztpraxis entscheidet der Inhaber über den genauen Einsatz- und Verantwortungsbereich seiner „rechten Hand“. In einem größeren MVZ mit mehreren Behandlern und Assistenzärzten können aber auch schon mal mehrere Praxismanagerinnen mit unterschiedlichen Aufgabenbereichen beschäftigt sein.

Die zentralen Aufgaben einer Praxismanagerin sind es, den Praxisinhaber spürbar zu entlasten und den Betrieb wirtschaftlich erfolgreich zu organisieren.

Tätigkeitsbereich

In der Regel übernimmt die Praxismanagerin folgende Managementtätigkeiten in einer Zahnarztpraxis – mal mehr und mal weniger:

Praxisorganisation (Dienst- und Urlaubspläne, Überwachung und Kontrolle von Arbeitsabläufen, Zeitmanagement, Einkaufs- und Materialmanagement)
Personalführung/-management (Einarbeitung, Aus- und Fortbildung, Feedbackgespräche, Mitarbeiterrekrutierung)
Kommunikation (Teambesprechungen, Briefing, Koordination zwischen Team und Praxisinhaber/Ärzteteam)
Patientenbetreuung (Terminierung, Gesprächsführung, Beschwerde- und Konfliktmanagement)
Überwachung und Kontrolle der Einhaltung von Rechtsvorschriften
Betriebswirtschaft (Controlling, Rechnungsverwaltung, Preiskalkulation)
Qualitätsmanagement (Aufbau und Weiterentwicklung, Dokumentation)
Koordination mit externen Stellen wie öffentliche Ämter, Dentaldepot, Steuerberater oder Überweiser
Praxismarketing (Homepage, Marktanalyse, Anzeigen, Flyer, Veranstaltungen)
Abrechnungswesen (Kassen- und Privatabrechnung, Leistungsdokumentation)

Voraussetzungen und Rüstzeug

Als leitende Erstkraft und kompetente Ansprechpartnerin sowohl für den Praxisinhaber als auch für das gesamte Team sollte eine Praxismanagerin nicht nur über Kommunikations- und Organisationstalent verfügen, sie sollte möglichst auch eine starke Persönlichkeit sein, die mit Stress und Konflikten umgehen und eine reibungslose Kommunikation zwischen allen Beteiligten sicherstellen kann.

Auch betriebswirtschaftliche Grundkenntnisse, soziale Kompetenz, Qualitäts- und Zeitmanagement sowie Durchsetzungsvermögen sollten zu ihrem Rüstzeug gehören. Kurz: Eine Praxismanagerin sollte mit ihrer Persönlichkeit in der Lage sein, zu führen, zu organisieren, zu delegieren, zu optimieren, zu kontrollieren, aber auch andere zu motivieren. Idealerweise verfügt sie außerdem noch über einen Abschluss als ZMF oder ZMV, sodass sie mit den täglichen Anforderungen in einer Zahnarztpraxis bereits bestens vertraut ist.

Ausbildungsmöglichkeiten

So unterschiedlich wie die Aufgaben einer Praxismanagerin sind, so vielfältig sind auch ihre Ausbildungsmöglichkeiten. Je nach Seminaranbieter kann die Weiterbildung wenige Tage oder auch mehrere Jahre dauern; mal wird der Schwerpunkt auf das Qualitätsmanagement gelegt, mal steht die Betriebswirtschaft oder das Personalmanagement im Fokus.

Auch die Kosten können erheblich variieren. Ein staatlich geregeltes Curriculum oder eine einheitliche Abschlussprüfung von der Bundeszahnärztekammer gibt es nicht, genauso wenig wie die Berufsbezeichnung der Praxismanagerin geschützt ist.

Für alle Seminarangebote gilt: Je vielseitiger und praxisnaher die Fortbildungsinhalte sind, desto besser ist die angehende Praxismanagerin für ihre anspruchsvolle Aufgabe gewappnet und desto besser sind nachher auch ihre Einsatzmöglichkeiten.

Gehalt

Die Arbeit einer qualifizierten und engagierten Praxismanagerin kann für den Praxisinhaber sehr wertvoll und gewinnbringend sein. Ihre Position kommt der einer Assistenz der Geschäftsführung in einem mittelständischen Unternehmen gleich. Ihre Stelle sollte daher auch angemessen vergütet werden. In der Regel wird eine Praxismanagerin mindestens in die Tarifgruppe IV nach dem Tarifvertrag für Zahnmedizinische Fachangestellte eingeordnet. Das entspricht einem Gehalt von derzeit 2.306 Euro ab dem 1. Berufsjahr und bis zu 2.757 Euro ab dem 13. Berufsjahr. Je nach Aufgaben- und Verantwortungsbereich sowie Größe und Patientenvolumen der Praxis kann ihr Gehalt auch höher ausfallen. Laut einer aktuellen Umfrage des Internetportals „Gehalt.de“ verdient eine Praxismanagerin ohne Personalverantwortung derzeit rund 35.400 Euro im Jahr, mit steigender Berufserfahrung steigt auch ihr Gehalt.

Wie gesagt: Als „rechte Hand“ des Chefs kann eine gut ausgebildete Praxismanagerin auch maßgeblichen Anteil am wirtschaftlichen Erfolg einer Praxis haben!

Fazit

Angesichts der zunehmenden Anforderungen an das Wirtschaftsunternehmen Zahnarztpraxis und des kontinuierlich steigenden Verwaltungs- und Organisationsaufwands kann die Einstellung einer neuen Praxismanagerin oder die Aus- und Weiterbildung einer Mitarbeiterin eine sinnvolle Investition in die Zukunft und in die Wettbewerbsfähigkeit der eigenen Praxis sein.