Materialbeschaffung leicht gemacht (Teil 4): Der richtige Workflow

Inhalt

Der richtige Workflow macht den Unterschied
Materialbeschaffung, aber bitte einfach und effizient!
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Bestellen über Preisvergleichs- und Bestellplattformen
Das Was-wieviel-wo Prinzip
Drei Endergebnisse, eine Entscheidung

Der richtige Workflow macht den Unterschied

Morgens halb zehn in Deutschland: der erste Patient sitzt auf dem Stuhl. Und Sie? Sind Sie bereit für eine von vielen Behandlungen an diesem Tag? Das berühmte Frühstückchen zur gleichen Zeit mag zwar als Nervennahrung seine Berechtigung haben, aber anders als die TV-Werbung suggeriert, gehören eindeutig mehr Faktoren zum Gelingen des Arbeitstages als ein Schokoriegel. Ein Schweizer Uhrwerk läuft bekanntlich auch nicht mit nur einem Rädchen, sondern benötigt viele Teile, die reibungslos ineinandergreifen. Wie ist es also um „die Zahnrädchen“ innerhalb Ihrer Praxis bestellt, wenn wir uns nun wieder dem wartenden Patienten auf Ihrem Behandlungsstuhl zuwenden? Steht alles bereit, damit Sie loslegen können? Spätestens am Behandlungsstuhl zeigt sich, ob die Prozesse und Abläufe der Praxis effizient und funktional sind. Das betrifft nicht nur ein gut eingespieltes Praxisteam, auch die Materialbeschaffung spielt dabei eine wichtige Rolle. Beide Faktoren tragen also wesentlich zum unternehmerischen Erfolg bei. Ohne Personal, aber auch ohne das richtige Material – keine Patientenbehandlung.

Materialbeschaffung, aber bitte einfach und effizient!

Während Sie sich auf der Suche nach den passenden MitarbeiterInnen durchaus etwas Zeit nehmen sollten - schließlich passt nicht jeder oder jede ins Team - sollte es bei der Nachbestellung von Verbrauchsmaterialien möglichst schnell gehen. Im Idealfall lässt sich der Prozess gut in die bestehenden Arbeitsabläufe integrieren, sodass nicht zu viele personelle Ressourcen gebunden werden. Denn entweder kümmern sich PraxismitarbeiterInnen, neben vielen anderen Aufgaben zusätzlich noch um die Materialbeschaffung. Oder der Zahnarzt/die Zahnärztin übernimmt persönlich den Einkauf. Beider Zeit ist allerdings kostbar. Neben der zeitlichen Komponente spielt auch der monetäre Aspekt eine wichtige Rolle. In Zeiten steigender Materialkosten ist es sicherlich auch in Ihrem Interesse, die Ausgaben für das benötigte Material so gering wie möglich zu halten, fällt innerhalb eines Jahres doch eine nicht zu unterschätzende Summe an Materialkosten an. Hier kommt die klassische Betriebswirtschaft ins Spiel und da ist eine Zahnarztpraxis heutzutage kaum von einem anderen Unternehmen zu unterscheiden. Wie sagt ein Sprichwort so schön: Im Einkauf liegt der Gewinn. Somit gilt für die Materialbeschaffung: Je einfacher, günstiger und effizienter, desto besser!

Schauen Sie im ersten Schritt auch mal über den Tellerrand: zwar mag das regelmäßige Treffen mit dem Vertreter Ihres Vertrauens in Ihrer Praxis nett sein und eine willkommene Pause darstellen, aber gespart ist dabei oft wenig. Neben weniger Zeit für Ihre Patienten nehmen Sie oft auch höhere Preise in Kauf, wenn Sie Ihre Produkte ausschließlich über einen Anbieter beziehen. Auch das Einkaufen über verschiedene Bestellkataloge, was generell sehr zeitintensiv ist, führt auf Grund schlechter Vergleichbarkeit selten zum Erfolg. Das Internet dagegen eröffnet Ihnen Online Shops von hunderten Anbietern und schon ein Suchauftrag über Google & Co. genügt, um festzustellen, dass sich Preise und Angebote für ein und dasselbe Produkt stark unterscheiden. Dazu kommen Lieferzeiten und Lieferantenbewertungen, die neben günstigen Preisen, ausschlaggebende Gründe für oder gegen eine Bestellung sein können.

Bestellen über Preisvergleichs- und Bestellplattformen

Damit Sie sich nun nicht in jedem Online-Shop registrieren müssen, können Sie Ihre Recherchen und Einkäufe auch einfach über Preisvergleichs- und Bestellportale für Dentalprodukte abwickeln. Gebündelt an nur einem Ort finden Sie Produktinformationen, transparente Preise, Lieferzeiten und vieles mehr. Plattformen wie AERA-Online bieten zusätzlich praktische Lösungen, um den Bestellworkflow für ZahnärztInnen und PraxismitarbeiterInnen so einfach und sicher wie möglich zu machen. Mit nur einem kostenlosen Login erhalten Sie Zugang zu nahezu dem gesamten Dentalmarkt, das sind immerhin über 160.000 Produkte von hunderten Anbietern. Um bei fast 2 Millionen Angeboten nicht den Überblick zu verlieren, bieten die Plattformen komfortable Tools und damit ist für Sie und Ihre Praxis eine Preisersparnis von bis zu 50 Prozent möglich. Richtig angewendet können Sie durch diese Features je nach Bestellvolumen also mehrere Tausend Euro im Jahr sparen. Und jetzt kommt der Clou: anders als über herkömmliche Bestellwege müssen Sie im Bestellworkflow auf AERA-Online nicht einmal mehr selbst Preise vergleichen, denn das erledigen heute Algorithmen für Sie. Der Materialeinkauf ist damit in Minutenschnelle erledigt und Sie erhalten mit geringstem Aufwand den für Sie besten Preis. Lassen Sie uns diesen simplen Bestellworkflow im nächsten Schritt einmal genauer beleuchten.

Bestellen nach dem Was-wieviel-wo Prinzip

Vorweg: für jeden Einkauf, unabhängig vom Bestellweg, sollten Sie sich folgende Fragen in genau dieser Reihenfolge einprägen: Was? Wieviel? Und Wo? Denn diese Fragen haben großen Einfluss auf Ihre Materialkosten.
Nach diesem Was-wieviel-wo Prinzip ist auch der AERA-Online Bestellworkflow aufgebaut. Und so funktioniert er im Detail:

1. Was – Welches Produkt wird benötigt?

Diese Frage ergibt sich aus dem vorhandenen Bestand im Lager. Ist der Mindestbestand bei Produkten erreicht, wird es Zeit für eine Nachbestellung. Dazu geben Sie die gewünschten Produkte oder deren Herstellernummer einfach im Suchfeld bei AERA-Online ein und setzen diese direkt auf den Merkzettel. Die verschiedenen Angebote können Sie dabei völlig außer Acht lassen.

2. Wieviel – Welche Mengen werden benötigt?

Für die im Merkzettel gespeicherten Produkte geben Sie im nächsten Schritt Ihre gewünschten Bestellmengen oder Packungsgrößen an. Sie beantworten also die Frage nach dem Wieviel und weiter geht es mit den Produkten in den Warenkorb.

3. Wo – Bei welchem Lieferanten soll bestellt werden?

Befinden sich die zu bestellenden Artikel im Warenkorb, kommt der automatische Warenkorboptimierer ins Spiel und nimmt Ihnen die Beantwortung der dritten Frage gleich ab. Per 1-Klick-Optimierung durchsucht der spezielle Algorithmus alle vorliegenden Angebote aller Lieferanten und ermittelt das Angebot, bei welchem Sie am meisten sparen können. Sie selbst müssen also weder Preise vergleichen, noch die Lieferantenauswahl selbst treffen.
Würden Sie selbst die Frage beantworten, und das möglicherweise auch zu Beginn Ihrer Bestellung, schließen Sie vorneweg eine Vielzahl von Anbietern und damit mögliche Preisvorteile sofort aus. Denn kennen Sie wirklich jeden Anbieter und jeden Preis auf dem Markt?  
Bei seiner Berechnung berücksichtigt der Warenkorboptimierer außerdem Ihre Stammlieferanten und individuell vereinbarte Rabatte und Sonderkonditionen. Mindestbestellmengen und Portofreigrenzen der verschiedenen Lieferanten werden auch miteinbezogen. Durch Schieberegler erhalten Sie zusätzlich freie Hand, Ihre Bestellung nach individuellen Faktoren zu verändern. Ist Ihnen beispielsweise wichtig, die Bestellung in so wenig Paketen wie möglich zu erhalten, können Sie das bequem über die Schieberegler einstellen. Mit dieser Einstellung tun Sie nicht nur der Umwelt einen Gefallen, sondern auch Ihrem Team. Denn neben reduzierten CO²-Emissionen bedeuten weniger Pakete gleichzeitig weniger Rechnungen und einen geringeren Überweisungs- und Kontrollaufwand. Oder sollen die Lieferzeiten möglichst kurz sein? Auch hier hilft der Warenkorboptimierer.

Drei Endergebnisse, eine Entscheidung

Am Ende des Bestellvorgangs erhalten Sie drei Ergebnisse:

1. Den selbstzusammengestellten Warenkorb ohne Anpassung durch AERA-Online
2. eine preisoptimierte Bestellvariante, also die Bestellmöglichkeit mit dem größten Einsparpotential,
3. eine persönliche Variante, die Sie anhand der Schieberegler beeinflusst haben.

Zu welchem Preis Sie dann am Ende bestellen, entscheiden Sie selbst.   

Sie sehen, mit der richtigen Herangehensweise kann der Materialeinkauf einfach und schnell sein. Abhängig vom Bestellvolumen, nimmt der hier vorgestellte Bestellworkflow oft nur wenige Minuten in Anspruch und spart Zeit, Geld und Nerven. Da schmeckt auch der kleine Schokoriegel am Vormittag gleich viel besser.  

Die Autorin

AERA Sina Neugebauer Sina Neugebauer leitet seit 2021 das Marketing bei AERA. Sie bringt sehr viel Erfahrung aus verschiedenen Positionen in Marketing, Produktmanagement oder Vertrieb bei namhaften Herstellern in der Dentalbranche mit. Durch den direkten Draht zur Zielgruppe, weiß sie, welche Fragen und Herausforderungen der Alltag in einer Praxis egal ob Zahnarzt, Kieferorthopädie oder Oralchirurgie mit sich bringt.

Kontakt: www.aera-online.de
E-mail: sn@aera-gmbh.de
Telefon: 07042 37020