In vielen Zahnarztpraxen ist das digitale Praxismanagement bereits Teil des Arbeitsalltags.
In vielen Zahnarztpraxen ist das digitale Praxismanagement schon Teil des Arbeitsalltags. Softwarespezialisten beispielsweise das Unternehmen Dampfsoft entwickelten die ersten Programme zunächst, um die Anwender bei der Abrechnung zu unterstützen. Inzwischen setzen Zahnärzte vielseitige Praxissoftware zur effektiven Verwaltung und im Rahmen einer lückenlosen Dokumentation ein.
Das karteikartenlose Arbeiten bietet zahlreiche Funktionen für die Bearbeitung anfallender Daten. Auch die Abläufe in anderen Arbeitsbereichen in der Praxis werden immer häufiger computergestützt optimiert – so zum Beispiel die Befunderhebung oder die Steuerung von Geräten. Ein Anwendungsbereich, der noch weitgehend ungenutzt bleibt, ist ein individuelles Praxismarketing durch innovative Software. Basis für die Fülle der Anwendungen ist die elektronische Patientenkarte.
Mit Struktur vernetzt
Die in den Praxissystemen verwalteten "elektronischen Patientenakten" dienen als zentrales Medium, auf dem alle Patientendaten gespeichert werden und auf diese Weise unkompliziert zugänglich sind. Allgemein dient eine papierlose Praxisorganisation dazu, die Abläufe im stressigen Praxisalltag reibungslos und zeitökonomisch sinnvoll zu gestalten, wobei der Grad der Digitalisierung davon abhängt, wie die einzelnen Arbeitsvorgänge strukturiert sind und im IT-System abgebildet werden.
Die heutzutage gängige Methode, einzelne Systeme zu vernetzen, besteht darin, die Komponenten in ein gemeinsames Computernetzwerk zu integrieren. Schnittstellen zu Geräten für bildgebende Diagnostik ermöglichen dann unter anderem die Zuordnung von digitalen Röntgenbildern zur Patientenakte. Ebenfalls hilfreich ist die Integration von Medizintechnik im Rahmen der Hygienekette wie Sterilisatoren oder Apparaturen zur Verpackung steriler zahnärztlicher Instrumente, um gesetzlich vorgeschriebene Hygieneprozesse zu protokollieren.
Auf der sicheren Seite
Eine lückenlose Dokumentation ist dann gewährleistet, wenn alle relevanten Informationen elektronisch gespeichert werden. Das betrifft nicht nur Dokumente wie Anamnesebögen oder Einwilligungserklärungen, sondern auch Daten, die die Praxis mit einem externen Labor austauscht. Der Zahnarzt sichert sich hierdurch rechtlich ab. Die Frage, welche Medikamente bei einem Patienten in welcher Dosis verabreicht wurden, kann in einem Prozess ebenso von Belang sein wie die Frage, welche Instrumente bei einer Behandlung zum Einsatz kamen. Deshalb ist es von großem Vorteil, wenn diese Informationen möglichst schnell per Klick abgebildet werden können.
Hochentwickelte Software verfügt heute sogar über die Technik, Dokumente zu digitalisieren, die aus rechtlichen Gründen persönlich unterschrieben werden müssen. Dazu gehören zum Beispiel Belehrungen oder Mehrkostenvereinbarungen. Geeignete Unterschriften-Pads ermöglichen es, die Unterschrift sowohl des Patienten als auch des Behandlers zu digitalisieren und zu speichern. Signifikante persönliche Merkmale wie Schreibgeschwindigkeit und Aufdruckstärke werden während der Unterzeichnung ebenfalls dokumentiert. Ein Schriftsachverständiger kann diese biometrischen Daten später ähnlich wie eine handschriftliche Unterschrift prüfen.
Die Software gibt dem Praxisteam jedoch auch Sicherheit für die täglich anfallende Vielzahl von Pflichten im Zusammenhang mit der Hygienekette. Elektronische Checklisten für verschiedene Behandlungsarten sind eine mögliche Option, die Mitarbeiter zu unterstützen.
Zum Zweck der Qualitätssicherung muss darüber hinaus der Daten-Workflow nachvollziehbar sein. Aus diesem Grund hält eine moderne Praxissoftware auch alle wichtigen Daten über die Benutzertätigkeiten fest – also welche Mitarbeiterin des Praxisteams eine bestimmte Aufgabe zu welchem Zeitpunkt ausgeführt hat. Ein Beispiel wäre die Protokollierung, welche Mitarbeiterin die Siegelnähte nach der Verpackung bei einem bestimmten Satz Instrumente überprüft hat.
Vereinfachte Abläufe
Alltag in der Zahnarztpraxis bedeutet nicht nur, dass die meisten Arbeitsschritte unter Zeitdruck stattfinden. Viele Existenzgründer entscheiden sich heute für das Modell einer Mehrbehandlerpraxis, in der ein oder mehrere Zahnärzte in verschiedenen Räumen tätig sind. Währenddessen müssen die Mitarbeiter dokumentieren, Daten bereitstellen oder zum Beispiel mit externen Zahntechnikern kommunizieren. Die Menge der parallel ablaufenden Vorgänge ist eine Fehlerquelle, die durch ein digitales Praxismanagement deutlich vermindert wird – in erster Linie, weil die Praxissoftware die Abläufe vereinfacht und Transparenz schafft.
Die Praxismitarbeiter sind beispielsweise in der Lage, mit einem Klick zu überprüfen, welche Patienten zur Prophylaxe erschienen sind und welche an den Termin erinnert werden müssen. Eine Software, die den Bedürfnissen einer Zahnarztpraxis gerecht werden soll, verfügt außerdem über Funktionen, welche die Informationsfülle über die Patienten nutzbringend filtern – beispielsweise, um aus den Patienten im Recall passende Kandidaten für ein Angebot von Zusatzleistungen zu ermitteln. So werden die Patienten gezielt angesprochen.
Digitale Terminorganisation verhindert zum Beispiel ökonomisch nachteilige Leerläufe und schafft eine optimale Terminauslastung. Das elektronische Terminbuch ist nicht nur ein bedeutender Faktor einer modernen Praxisführung, sondern entlastet auch die Mitarbeiter am Empfang, die nicht mehr hektisch im Kalender blättern müssen. Ein Online-Terminmanagement, wie es beispielsweise Dampsoft anbietet, ermöglicht zusätzlich auch den Patienten, Termine vom eigenen Rechner oder Smartphone aus zu buchen, zu verschieben oder abzusagen.
Das Praxisteam und die Behandler können von außerhalb auf das Terminbuch zugreifen. Außerdem hat jeder Behandler die Möglichkeit, individuell vorzubestimmen, wie viele Minuten er für bestimmte Behandlungen benötigt, und die Daten elektronisch zu hinterlegen. Die Rezeptionskräfte nutzen diese Informationen, um Wartezeiten für die Patienten zu minimieren und eine zeitökonomisch ideale Belegung der Behandlungsräume zu erreichen. Dabei profitieren alle Beteiligten von Aktualisierungen in „Echtzeit“, wodurch Verzögerungen entfallen. Ein weiterer Vorteil elektronischer Terminplanung: Jeder Mitarbeiter kann Informationen kurzfristig vom Behandlungszimmer aus im Planer eintragen, denn relevante Informationen sind von sämtlichen Arbeitsplätzen aus abrufbar.
Die Software als Marketinginstrument
Die elektronische Karteikarte stellt sicher, dass Patientendaten im Praxisalltag zuverlässig und schnell für jeden im Team zur Verfügung stehen. Wer in diesem Medium jedoch nur eine Informationsquelle sieht, unterschätzt deren Vielseitigkeit. Die Software sollte mit den Herausforderungen Schritt halten können, denen sich selbstständige Zahnärzte heute stellen müssen. Wachsender Konkurrenzdruck führt dazu, dass Zahnärzte heute verstärkt auch als Unternehmer agieren müssen und somit dem Praxismarketing mehr Aufmerksamkeit widmen.
Eine moderne Patientenverwaltungssoftware unterstützt das Team daher auch bei der Patientenbindung und -neugewinnung. Es ist erwiesen, dass Laien die Qualität einer zahnärztlichen Behandlung nur schwer einschätzen können, wohl aber die Servicekultur, die sie in der Praxis erleben. Hier liegt noch großes Potenzial, sich als Praxis von der „grauen Mitte“ abzuheben. Wertschätzung und Aufmerksamkeit dem Patienten gegenüber spielen dabei eine entscheidende Rolle.
Erste Ansprechpartnerin und gleichzeitig das "Gesicht der Praxis" ist die Mitarbeiterin an der Rezeption. Muss diese nicht mehr nach Akten suchen, bleibt mehr Zeit für eine freundliche Begrüßung der Praxisbesucher. Innovative Funktionen der Software versetzen die Rezeptionskraft sogar in die Lage, eine persönliche Note in die Patientenbetreuung einzubringen. Ein Beispiel: Besonders hoch entwickelte Programme verfügen über die Option, individuelle Informationen über einen Patienten in dessen Karteikarte zu hinterlegen. Spricht dieser am Empfang zum Beispiel über eine geplante Reise, berufliche Veränderungen oder über die Geburt eines Enkelkindes, kann die Rezeptionskraft dies digital vermerken. Beim nächsten Praxisbesuch wird die Notiz wieder angezeigt und die Mitarbeiterin kann den Patienten bei der Begrüßung darauf ansprechen.
Dieses Interesse wird der Patient in aller Regel positiv wahrnehmen und gerne wieder kommen. Eine Mitarbeiterin, die den Patienten beispielsweise fragt, ob der Urlaub in Schweden erholsam war oder sich erkundigt, wie die Abiturprüfung seiner Tochter verlaufen ist, wird als besonders aufmerksam erlebt. Die Mitarbeiterin stärkt die Patientenbindung und die Patienten werden die Zahnarztpraxis gerne weiterempfehlen.
Fazit
Eine durchdachte Zahnarzt-Software schafft Entlastung für Behandler und Praxisteam in organisatorischer, wirtschaftlicher und zeitökonomischer Hinsicht. Verbesserte Abläufe stärken den Teamgeist, die digitale Verwaltung fördert das Image einer modernen Praxis und ist nicht zuletzt das Tool zu einer effektiven Patientenbindung.
Hinweis von der Redaktion: Der Autor ist Mitarbeiter des Unternehmens Dampsoft
