Praxismanagement

Prophylaxe

Kalkulieren ist besser als abgucken!

Clayton Robbins - Unsplash

Unsere Beispielpraxis muss für die Prophylaxe pro Jahr ein Honorar in Höhe von über 145.000 Euro erwirtschaften.

Nicht nur für die Planung der zahnärztlichen Behandlung, auch für die Prophylaxe ist es unumgänglich zu kalkulieren. Eine Zahnarztpraxis kann nur dann erfolgreich sein, wenn sie nach betriebswirtschaftlichen Rahmenbedingungen geführt wird.


Inhalt

  • Kostenarten
  • Praxisbeispiel
  • Zur Orientierung einige Abrechnungsbeispiele
  • Die Autorin

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    Jede Leistung, die eine Praxis ihren Patienten anbietet, muss sich rechnen. Eine gute Kalkulationsgrundlage ist jedoch nicht nur wichtig für den wirtschaftlichen Erfolg – vielmehr ist die Preisnennung im Gespräch mit dem Patienten erfahrungsgemäß deutlich selbstverständlicher, wenn alle im Team wissen, dass der gewünschte Preis für die Prophylaxeleistung kein Produkt der Fantasie ist, sondern wohlüberlegt errechnet wurde.

    Denn werden die Preise für die PZR zu knapp angesetzt, entwickelt sich die Prophylaxe zu einem „Zuschussbetrieb“. In solchen Fällen haben weder der Zahnarzt noch die Mitarbeiterinnen ein Interesse daran, die Prophylaxeleistungen in der Praxis weiter auszubauen.

    Kostenarten

    Diese Faktoren sind für die Preiskalkulation zu berücksichtigen:

    Einrichtung eines Behandlungszimmers

    (Fixkosten/Investition) Auch wenn bereits Räume oder Geräte für die Prophylaxe vorhanden sind – irgendwann hat jemand dafür bezahlt und die Leistung muss die Investition finanzieren.

    Ausbildung einer Prophylaxeassistentin

    (Fixkosten/Investition) Auch die Ausbildungskosten hat jemand bezahlt – im Zweifel müssen für die Ausbildung einer neuen/weiteren Kraft finanzielle Mittel vorgehalten werden.

    Personalkosten Prophylaxemitarbeiterin

    (variable Kosten) Bei den Personalkosten wird dabei nicht nur das Bruttogehalt zu Grunde gelegt, sondern alle Kosten, die die ZMP der Praxis verursacht (zum Beispiel Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, Beiträge zur Berufsgenossenschaft etc.).

    Sonstige Kosten/Personalkosten übrige Mitarbeiterinnen

    (variable Kosten) Die mit der Prophylaxe einhergehenden Verwaltungsarbeiten (beispielsweise Terminvereinbarungen, Materialeinkauf und -verwaltung oder Rechnungslegung) werden in der Regel von den Kolleginnen erbracht. Deshalb scheint es sinnvoll, einen Teil der sonstigen Kosten (10 Prozent) zu berücksichtigen.

    Raumkosten

    (variable Kosten) Die anteiligen Raumkosten sind verhältnismäßig leicht zu errechnen. Zunächst werden die gesamten Raumkosten erfasst, die aus Miete und Mietnebenkosten – wie Wasser, Strom, Heizung – bestehen. Die Höhe dieser Kosten ist üblicherweise aus den Bankbelegen ersichtlich. Befinden sich die Praxisräume im Eigentum des Zahnarztes, so wird eine vergleichbare (kalkulatorische) Miete zu Grunde gelegt. Die Kosten werden dann anteilig auf die Größe des Prophylaxeraums umgelegt.

    Finanzierungskosten

    Die Finanzierung muss bei der Kostenkalkulation berücksichtigt werden, da in der Regel große Investitionen fremdfinanziert werden.

    Praxisbeispiel

    In unserer Beispielpraxis wird für die Prophylaxe ein Behandlungszimmer eingerichtet und eine zahnmedizinische Prophylaxeassistentin eingestellt. Die Personalkosten für die Prophylaxeassistentin belaufen sich auf 42.000 Euro im Jahr. Das der Prophlaxe zuzuordnende Material kostet in unserem Beispiel im Jahr 15.000 Euro.

    Der Anteil der Raumkosten errechnet sich durch den Anteil des Prophylaxezimmers an den gesamten Raumkosten. Hat die Praxis insgesamt 150 m² und entfallen auf das Prophylaxezimmer 15 m², so beträgt der Anteil des Prophylaxezimmers 10 Prozent. Entsprechend werden 10 Prozent der gesamten Raumkosten der Prophylaxe zugeordnet. In unserem Beispiel betragen die gesamten Raumkosten der Praxis 38.400 Euro im Jahr. Damit entfallen 3.840 Euro auf das Prophylaxezimmer.

    Die Investitionen für die Einrichtung des Prophylaxezimmers müssen über einen von der Finanzverwaltung festgelegten Zeitraum abgeschrieben werden. In unserer Beispielpraxis belaufen sich die Abschreibungen auf 5.000 Euro im Jahr (= 30.000 Euro Investition verteilt auf sechs Jahre).

    Die Investitionen in das Prophylaxezimmer binden Kapital. Dieses Geld muss der Zahnarzt bei der Bank aufnehmen und dafür Zinsen bezahlen. Er kann die Investitionen zwar auch von seinem eigenen Geld bezahlen, verzichtet dann aber auf Zinseinnahmen. Die Zinskosten werden in unserer Beispielrechnung mit jährlich 750 Euro berücksichtigt.

    Die Behandlungseinheit muss regelmäßig gewartet und bei Bedarf repariert werden. Diese Kosten werden in der Beispielpraxis mit jährlich 1.500 Euro kalkuliert. Um die weiteren Kosten nicht zu kleinteilig rechnen zu müssen (hierzu zählen die Kosten für den Steuerberater, Fortbildungskosten, Reinigung und Hygiene etc.) werden wir diese anteilig in die Kalkulation einfließen lassen und zwar mit 10%.

    Prophylaxe muss nicht nur kostendeckend kalkuliert werden – in unsere Rechnung wird ein kalkulatorischer Unternehmerlohn berücksichtigt.

    Mit diesen Werten ergibt sich die folgende Berechnung:

    Kostenstelle pro Monat pro Jahr Anteil in % Anteil Prophylaxe
    Einrichtung Prophylaxezimmer   30.000 Euro 20 6.000 Euro
    Kapitaldienst   750 Euro 100 750 Euro
    Ausbildung ZMP/ZMF   8.000 Euro 100 8.000 Euro
    Gehalt ZMP/ZMF 3.500 Euro 42.000 Euro 100 42.000 Euro
    Lohnnebenkosten (40%) 1.400 Euro 16.800 Euro 100 16.800 Euro
    Raumkosten 3.200 Euro 38.400 Euro 10 3840 Euro
    Wartung/Instanthaltung   1.500 Euro 100 1.500 Euro
    Materialkosten   15.000 Euro 100 15.000 Euro
    sonstige Kosten   140.000 Euro 10 14.000 Euro
    Summe       107.890 Euro
    kalkulatorischer Unternehmergewinn     35 37.761,50 Euro
    Notwendiger Ertrag       145.651,50 Euro

    Damit sollte also für die Prophylaxe pro Jahr ein Honorar in Höhe von ca. 145.651,50 Euro erwirtschaftet werden. Um den Stundensatz für die Prophylaxe berechnen zu können, muss jetzt noch die folgende Rechnung durchgeführt werden:

    Arbeitszeit pro Jahr in Wochen 52
    Urlaub pro Jahr in Wochen 6
    Fortbildung/Krankheit 2
    verbleiben 44
    Wochenarbeitszeit 40
    Arbeitszeit pro Jahr 1760
    Auslastungsgrad 75%
    Produktive Zeit 1320
    Notwendiger Stundensatz* 110,34 Euro

    * Notwendiger Stundensatz = Notwendiger Ertrag/produktive Zeit

    Pro Stunde muss also ein Umsatz von 110,34 Euro erzielt werden, damit Prophylaxe kein Zuschussgeschäft wird.

    Zur Orientierung einige Abrechnungsbeispiele

    1. Individualprophylaxe GKV-Patient

    (Punktwert 1,00 €)

    Leistung Punkte Honorar
    IP1 20 20,00 Euro
    IP2 17 17,00 Euro
    IP4 12 12,00 Euro
    Honorar   49,00 Euro

    Für die Individualprophylaxe stehen 28,5 Minuten zur Verfügung.

    2. Individualprophylaxe Privatpatient

    Leistung Einf.-Satz Honorar (2,3)
    1000 11,25 25,88 Euro
    4005 4,5 10,35 Euro
    4050 (18x) 0,56 23,18 Euro
    4055 (6x) 0,73 10,07 Euro
    Honorar   84,36 Euro

    Für die Prophylaxesitzung bei einem privat versicherten Kind kann die Prophylaxeassistentin 49 Minuten zur Verfügung stellen.

    3. Professionelle Zahnreinigung an 26 Zähnen

    Leistung Einf.-Satz Honorar (2,3)
    4005 4,50 10,35 Euro
    1040 (26x) 1,57 93,89 Euro
    2010 (2x) 2,81 12,93 Euro
    Honorar   117,16 Euro

    Mit dieser Kalkulation kann für die Professionelle Zahnreinigung mit ca. 68 Minuten kalkuliert werden. Das erscheint zunächst sehr großzügig. Bei Patienten mit geringer Restbezahnung sieht die Kalkulation deutlich schlechter aus – und nicht immer ist es leichter, wenige Restzähne zu reinigen. Die Gebührenbemessung muss daher in jedem einzelnen Fall neu erfolgen.

    Christine Baumeister-Henning

    Die Autorin

    Christine Baumeister-Henning
    ZMV+
    zmv-dienstleistung.de
    Tel: 08034 90978 10