Eine gute Online-Terminvergabe hat eine Authentifizierung eingebaut. Patienten müssen beispielsweise ihre Handynummer angeben.
In unserem Leben findet viel online statt, vor allem Organisatorisches: Wir verabreden uns mit Freunden per WhatsApp, buchen Flüge über das Internet und kaufen Konzertkarten online – denn wir suchen uns gerne den einfachsten und schnellsten Weg aus. Eine Online-Terminvergabe ist immer möglich, nicht nur zu den Sprechzeiten der Praxis. Patienten können dabei alle verfügbaren Termine einsehen und den für sie besten Termin wählen.
Flexibilität für Patienten
Am Telefon bestehen hingegen Skrupel, sich alle freien Termine vorlesen zu lassen. Damit bietet die Online-Terminvergabe besonderen Service für die Patienten – Flexibilität und Transparenz. Der Vorteil für Mitarbeiter: Das Telefon klingelt seltener, es bleibt mehr Zeit für andere Aufgaben. Eine gute Online-Terminvergabe erinnert den Patienten an den bevorstehenden Termin, und Termine können selbstständig verschoben werden – Ausfallzeiten werden so entscheidend verringert.
Besonders junge Leute freuen sich über die Möglichkeit, ihre Termine online zu planen, da es für sie flexibler und komfortabler ist. Damit kann der Zahnarzt jungen Leuten entgegenkommen und für diese attraktiver werden. Die Online-Terminvergabe muss eingerichtet werden und verursacht Kosten. Als Bezahlmodelle sind eine monatliche Gebühr oder auch eine Gebühr pro vereinbartem Termin möglich. Letzteres ist zu Beginn von Vorteil, um zu testen, ob das System von den Patienten angenommen wird.
Bei Missbrauch gesperrt
Unserer Erfahrung nach fürchten viele Zahnärzte, dass Patienten mehr Termine eintragen als sie benötigen und so den Terminplan blocken. Gute Online-Terminvergaben haben deshalb eine Authentifizierung eingebaut: Der Patient gibt zum Beispiel seine Handynummer an, über die er eine TAN zur Authentifizierung erhält.
Bei Missbrauch wird der Benutzer gesperrt. Wichtig ist, dass die Schwelle der Authentifizierung niedrig ist, um Patienten nicht abzuschrecken. So können wir zum Beispiel ein System, das mit einer Anmeldung über E-Mail und Passwort arbeitet, nicht empfehlen. Es gibt drei gängige Methoden der Online-Terminvergabe.
Methode eins: Es existieren zwei separate Kalender – der Online-Terminkalender wird unabhängig vom Praxiskalender geführt. Damit ist ein schneller Einstieg möglich, jedoch müssen die Termine manuell zusammengeführt werden, was auf Dauer viel Arbeit bedeuten kann.
Methode zwei: Beide Kalender werden separat geführt, kommunizieren aber über eine Schnittstelle miteinander. Die Einrichtung ist etwas komplizierter, dafür ist ein manuelles Zusammenführen nicht nötig.
Methode drei: Es existiert nur ein Kalender – denn die Online-Terminvergabe ist Bestandteil der Praxissoftware. Das ist praktisch, wenn der Hersteller ein gutes System in Bezug auf Nutzerfreundlichkeit, Responsive Design und Aussehen anbietet. Ist das nicht der Fall, raten wir zu Methode zwei. Denn eine für die Praxis einfache Lösung ist keine Lösung, wenn sie vom Patienten nicht akzeptiert wird. Eine Agentur für Praxismarketing berät gerne, welche konkrete Lösung zur eigenen Zahnarztpraxis passt.
