Immer erreichbar sein

„Ihr Anruf wird gehalten“: Zahnmedizinische Fachangestellte und Dentalhygienikerinnen sind in fast jeder Praxis „Mangelware“. Zudem werden sie oft als Telefonassistenten beschäftigt, wodurch sie in der Stuhlassistenz fehlen. Es ist daher nicht immer sinnvoll, sie im Telefondienst einzusetzen.
Das Wartezimmer ist voll, dazu kommen noch außerplanmäßige Patienten, möglicherweise ein Notfall: Mitarbeiterinnen in Zahnarztpraxen sind oft im Dauerstress. Anrufe von Patienten, die sich in dieser Zeit nach einem Termin erkundigen möchten, können dann erst nach langer Wartezeit oder gar nicht entgegengenommen werden. Das setzt nicht nur die Angestellten unter Druck, sondern lässt auch enttäuschte und genervte Patienten zurück.

Das Telefongespräch ist wichtig für Patient und Praxis

Dabei ist der telefonische Kontakt einer der wichtigsten Eindrücke, den Patienten von einer zahnärztlichen Praxis bekommen. Es ist der erste persönliche Kontakt zwischen Patient und Praxis. Hier bilden sich neue Patienten ein Bild und entscheiden über Besuch oder Fernbleiben. Nicht selten kommt es vor, dass ein unfreundliches Telefonat Beschwerden und schlechte Bewertungen im Internet nach sich zieht. Auch bei einem Anrufbeantworter legen die meisten Patienten schnell wieder auf – selbst bei einer noch so freundlichen Bandansage.
Damit dieser wichtige Telefonkontakt trotz Praxisstress reibungslos ablaufen kann, bietet das Unternehmen denktal.de aus Hamburg einen medizinischen Telefonservice für Zahnarztpraxen: Dabei nimmt ein speziell geschultes medizinisches Fachpersonal die Anrufe der Patienten entgegen, wenn die eigentlichen Mitarbeiterinnen der Praxis ausgelastet sind. Das Fachpersonal meldet sich immer mit dem Namen der Praxis. Die Patienten haben so den Eindruck, dass sie direkt mit der Zahnarztpraxis telefonieren. Durch die langjährige praktische Erfahrung mit nahezu jeder gängigen Praxissoftware kann das Patientenanliegen mühelos bearbeitet werden. So können beispielsweise Termine ohne großen Aufwand vereinbart oder verändert werden.

Ganz einfach immer erreichbar bleiben

Die Zahnarztpraxis ist so immer für die Patienten erreichbar – auch dann, wenn die Mitarbeiterinnen keine Zeit für Telefongespräche haben. Die Mitarbeiterinnen können den Telefonservice einfach und flexibel jederzeit bei Bedarf aktivieren und deaktivieren. So werden auch Krankheits- und sonstige Notfälle im Personal ohne großen organisatorischen Aufwand aufgefangen. Zudem besteht die Möglichkeit, den Service beispielsweise erst nach dem dritten Klingeln oder bei belegter Leitung einzuschalten. Durch diese Hilfe können sich die Mitarbeiterinnen auf die Patienten der Praxis konzentrieren. Dadurch steigt die Qualität der Patientenbetreuung, es entsteht eine deutlich angenehmere Atmosphäre in der Praxis – und das wiederum sorgt für entspanntere Mitarbeiterinnen und Patienten.
Der Zahnarzt Jun Du aus Aachen, der den Telefonservice schon seit einiger Zeit in seiner Praxis in Anspruch nimmt, hat bereits gute Erfahrungen damit gemacht: „Dieser Service ist wirklich eine große Hilfe. Wir können so Termine vergeben, auch wenn bei uns gerade besetzt oder viel los ist. Zudem bekommen wir auch Informationen darüber, wer uns wann angerufen hat.” Besonders schätzt Du die direkte Rückmeldung durch das Telefonpersonal. „Die Zusammenarbeit funktioniert hervorragend. Alles in allem bin ich damit sehr zufrieden und würde ihn bestimmt weiterempfehlen.” Zahnärzte, die sich für diesen Service interessieren, erfahren auf www.denktal.de mehr.

Ralph Burkhardt, Hamburg