Ob ans Meer oder in die Berge: Urlaubskosten sind grundsätzlich steuerlich nicht absetzbar. Wer jedoch Privatvergnügen und berufliche Angelegenheiten verbindet, kann zumindest einen Teil der Kosten geltend machen. Entscheidend ist, dass die Reise beruflich (mit-)veranlasst ist.
Dies kann zum Beispiel ein Kongress im In- oder Ausland sein, dem noch ein paar Urlaubstage folgen. Ein unmittelbarer beruflicher Anlass ist auch das Aufsuchen von Geschäftspartnern oder die Teilnahme an Fortbildungsveranstaltungen.
In jedem Fall sollte die berufliche Veranlassung sorgsam dokumentiert werden, also zum Beispiel, dass der Kundenbesuch oder die Kongressteilnahme eine dienstliche Verpflichtung ist. Hilfreich hierbei können das vollständige Reiseprogramm, Tagungsprogramme und Seminarunterlagen sein. Typischerweise nicht ausreichend für eine berufliche Veranlassung ist eine Reise, die nur der allgemeinen Bildung dient. So wurde einer Lehrerin für eine Studienreise nach China und Paris der steuerliche Abzug verwehrt.
Eine Sprachreise ist hingegen begünstigt. Die obersten Steuerrichter halten es für ausreichend, dass der Sprachkursus nur Grundkenntnisse vermittelt, wenn diese Kenntnisse für die berufliche Tätigkeit genügen. Berufsspezifische Kenntnisse müssen im Urlaub nicht geübt werden.
Auf das Verhältnis kommt es an
Wichtig: Bei einer nur untergeordneten beruflichen Veranlassung von weniger als zehn Prozent der Reisezeit gewährt das Finanzamt überhaupt keinen Abzug. Wer also während seiner 14-tägigen Urlaubsreise lediglich an einem eintägigen Fachseminar teilnimmt, darf die Aufwendungen für die Urlaubsreise nicht geltend machen. Die Kosten, die unmittelbar mit dem Fachseminar zusammenhängen (Seminargebühren, Fahrtkosten vom Urlaubsort zum Tagungsort, Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen), sind aber als Werbungskosten abziehbar. Im umgekehrten Fall der nur untergeordneten privaten Veranlassung von bis zu zehn Prozent der Reisezeit gewährt das Finanzamt den vollen Abzug. Der Steuerpflichtige muss dann keine Aufteilung vornehmen.
Anders ist die Situation, wenn sich nach einer dreitägigen Fachtagung, zum Beispiel von Dienstag bis Donnerstag, noch ein dreitägiger Urlaub bis Sonntag anschließt. Die Kosten der Fachtagung und die zwei ersten Übernachtungen sind wiederum dem beruflichen Bereich zuzuordnen und können steuerlich geltend gemacht werden. Die folgenden Übernachtungen sind hingegen privat veranlasst; die Hotelkosten können somit nicht abgezogen werden. Die Reisekosten (etwa für den Flug) sind hingegen gemischt veranlasst und im Verhältnis der beruflichen und privaten Zeitanteile aufzuteilen.
Sofern eine verlässliche Aufteilung nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist, darf sie geschätzt werden. Im Streitfall der Sprachreise lag dem Bundesfinanzhof eine zeitliche Aufteilung nicht vor. Die Richter hatten aber keine Bedenken, von einer hälftigen Aufteilung sämtlicher mit der Reise verbundenen Kosten auszugehen. Auch wer auf die Urlaubsreise noch weitere Personen mitnimmt, kann einen Teil seiner eigenen Aufwendungen absetzen – die berufliche Veranlassung vorausgesetzt. Allerdings betrachtet das Finanzamt solche Fälle besonders kritisch, da die familiäre Urlaubsbeteiligung als Indiz einer gerade nicht beruflichen Veranlassung gesehen wird. Diese Regelung ist also wirklich intuitiv wie wir meinen und eingängig, auch für etwaige Skitage mit Seminarbegleitung.
