Mitarbeiter auf Urlaubsverfall hinweisen

Wird der Urlaub nicht im Kalenderjahr gewährt und genommen, verfällt er. Nach Rechtsprechung ist dafür aber ein ausdrücklicher Hinweis des Arbeitgebers erforderlich.

Urlaub muss grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist nur dann möglich, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. Kommt es zu einer Übertragung des Urlaubs, muss der Urlaub grundsätzlich in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden, Paragraf 7 Absatz 3 BUrlG.
Wird der Urlaub nicht im Kalenderjahr oder im Übertragungszeitraum gewährt und genommen, verfällt er. Nach Rechtsprechung des BAG ist dafür aber ein ausdrücklicher Hinweis des Arbeitgebers erforderlich.

Urteil des BAG

Das Bundesarbeitsgericht entschied mit Urteil vom 19. Februar 2019 (Az.: 9 AZR 541/15), dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer vor Ablauf des möglichen Urlaubszeitraums in die Lage versetzen muss, seinen Urlaubsanspruch wahrzunehmen. Wenn der Arbeitnehmer trotzdem den Urlaub aus freien Stücken nicht nimmt, verfällt er.
Damit setzt das BAG die Rechtsprechung des Gerichtshofs der Europäischen Union um. Die europäische Arbeitszeitrichtlinie sieht beim Arbeitgeber die Initiativlast für die Verwirklichung des Urlaubsanspruchs. Entsprechend hat der Arbeitgeber „konkret und in völliger Transparenz dafür zu sorgen, dass der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage war, seinen bezahlten Jahresurlaub zu nehmen, indem er ihn – erforderlichenfalls förmlich – auffordert, dies zu tun, und ihm klar und rechtzeitig mitteilt, dass der Urlaub, wenn er ihn nicht nimmt, am Ende des Bezugszeitraums oder eines zulässigen Übertragungszeitraums verfallen wird. Der Arbeitgeber trägt die Beweislast für die Erfüllung dieser Mitwirkungsobliegenheit.“

Praxistipp

Wir raten Ihnen, rechtzeitig vor Ablauf des Kalenderjahrs den Urlaubsbestand Ihrer Mitarbeiter zu überprüfen. Stellen Sie verbleibende Urlaubstage fest, weisen Sie Ihre Mitarbeiter schriftlich auf den Urlaubsanspruch hin und fordern sie entsprechend auf, den Urlaub vor Ablauf des Jahres zu beanspruchen. In dem Schreiben sollte der eindeutige und unmissverständliche Hinweis enthalten sein, dass der Urlaubsanspruch anderenfalls am Ende des Kalenderjahrs oder mit Ablauf des Übertragungszeitraums erlischt. Nur so kommt es im Anschluss zu einem Verfall des Urlaubsanspruchs.