Ein virtueller Zahnärztetag sollte sich so ähnlich anfühlen wie eine Präsenzveranstaltung. Deshalb wurde die Konferenzplattform so angepasst, dass das virtuelle Foyer wie eine Loftetage an der Elbe aussah.
Acht Seminare, 500 Liveschaltungen und virtuelle Messestände
In Zeiten von Corona ist alles anders. So musste sich der Veranstalter des Hamburger Zahnärztetages, die Hamburger Zahnärztekammer unter Kammerpräsident Konstantin von Laffert, mit dem Fortbildungsausschuss unter Leitung von PD Dr. Oliver Ahlers und den Mitarbeiterinnen der Abteilung Fortbildung Bettina Gries und Simone Wegemann eine Alternative zur sonst üblichen Präsenzveranstaltung einfallen lassen.
„Als wir im September 2020 mit der Planung begannen, war Dr. Ahlers und uns schon klar, dass wir eine neue digitale Lösung finden mussten. Übliche Zoom-Meetings erfüllten weder die Dimension des Hamburger Zahnärztetages noch unsere speziellen Wünsche an die zwei Fortbildungstage“, erzählt Bettina Gries. Sie spielt damit auf den (Prüf-)Aufwand und die Koordination an, die per Zoom für die insgesamt 500 angemeldeten Teilnehmer enorm gewesen wäre. Zudem wünschte man sich eine begleitende Industrieausstellung. „Alle Beteiligten sollten ohne schwierige technische Hintergrundaufgaben miteinander kommunizieren können. Also machten wir uns auf die Suche“, ergänzt Simone Wegemann.
Plattform erfüllt auch Herausforderungen einer großen virtuellen Messe
Die Lemgoer Werbeagentur Amm hat zügig auf die sprunghafte Nutzung von Videoconferencing-Lösungen reagiert und bietet Lösungen im geschützten Raum unter dem Namen „allmymedia“ an. Die Anfrage der Zahnärztekammer Hamburg ließ das Team sofort aktiv werden. „Der 15. Hamburger Zahnärztetag war Premiere von ,allmymedia‘ und hat uns gezeigt, dass unsere Plattform auch die Herausforderungen einer so großen zu koordinierenden Steuerung erfüllt: die Besucherverwaltung, die Organisation der Agenda und der Referenten sowie die virtuelle Messe”, sagt Geschäftsführer Axel Meier.
„Die Teilnehmer erhielten einfach nur den Zugangslink und befanden sich schon inmitten eines virtuellen Zahnärztetages mit Präsentationen und direktem Kontakt zueinander. Chats und Feedbacks gestalteten sich einfach, da keine weitere Authentifizierung notwendig war.“ Das Informationsmaterial der Referenten und der Industrieaussteller wurde den Teilnehmern zur rechten Zeit am rechten Ort bereitgestellt, ohne dass die Kongressplattform dabei verlassen werden musste. Und das sei rege genutzt worden: Die zwölf Industriepartner freuten sich über insgesamt 1.800 Zugriffe auf ihr Infomaterial.
Amm habe es mit „allmymedia“ geschafft, erprobte Lösungen wie den Streamingdienst Zoom mit einer völlig neu entwickelten Kongressplattform in Verbindung zu bringen. Zoom fungiere hier als zuverlässiges Werkzeug im Hintergrund und nicht als Basis der Veranstaltung.
Dr. Oliver Ahlers leitete den 15. Hamburger Zahnärztetag, führte durch die Vorträge, stellte die Referentinnen und Referenten vor und moderierte die Diskussionen.
„So viele Fragen solcher Qualität hat es auf einem Hamburger Zahnärztetag noch nie gegeben“
Dr. Oliver Ahlers leitete den Zahnärztetag, führte durch die Vorträge, stellte die Referentinnen und Referenten vor und moderierte die Diskussionen. „Meine Kollegen im Fortbildungsausschuss und ich hatten die Vorstellung, dass ein virtueller Zahnärztetag sich so ähnlich anfühlen müsste wie eine Präsenzveranstaltung. Wir hörten im Vorfeld, dass dies bestimmt nicht ginge und das Miteinander fehlte. Um das zu verhindern, hat Amm ,allmymedia‘ so für uns angepasst, dass das virtuelle Foyer nach dem Eintritt wie eine Loftetage an der Elbe aussah. Das hat schon beim ersten Mal erstaunlich gut funktioniert“, erläutert Ahlers.
„Die Plattform sorgte dabei im Hintergrund dafür, dass die Teilnehmer eingecheckt waren, sodass ich mich auf das Wesentliche konzentrieren konnte: die Referenten vorzustellen und die Diskussionen zu leiten. Und die hatten es in sich: Wir haben im Verlauf des Zahnärztetages 68 Fragen beantwortet – die Mehrzahl in offener Diskussion mit den Referenten“, so Ahlers weiter. „Einen Teil habe ich zudem mit dem Frage-und-Antwort-Tool nebenbei direkt beantworten können. So viele Fragen solcher Qualität hat es auf einem Hamburger Zahnärztetag noch nie gegeben. Das beweist, dass die Aufmerksamkeit der Teilnehmer sehr hoch war und dass die virtuelle Plattform sogar Vorteile bietet. Die Sorge, dass kein Wir-Gefühl aufkommt, war dadurch abgemildert.“
Zudem berichtet Ahlers, im Nachgang seien auf dem gleichen Weg sehr viele positive Rückmeldungen eingetroffen, etwa wie diese: „Ich brauchte keinen Babysitter, konnte im Hintergrund auf meine Kinder aufpassen, dennoch beim Zahnärztetag dabei sein, top Vorträge hören und dabei hat unser Hund noch meine Füße gewärmt.“ Ahlers: „Offenbar haben wir hier aus der Not etwas neu geschaffen, was Bedürfnisse erfüllt, für die es bisher kein Angebot gab.“ Auch Kammerpräsident Konstantin von Laffert findet lobende Worte: „Amm hat uns ein schönes Portal geschaffen und in unserem Sinne weiterentwickelt. Der gesamte digitale Zahnärztetag ist, wie wir aus den Reaktionen erkennen konnten, bei den Teilnehmern hervorragend angekommen.“
Zahnärztetag in Zukunft hybrid
Doch selbst wenn Kongresse irgendwann wieder in Präsenz stattfinden können, werden sich hybride Veranstaltungsformen – also vor Ort und parallel digital – durchsetzen. Ahlers: „Der Hamburger Zahnärztetag ist so erfolgreich, dass in den vergangenen Jahren zahlreiche Interessenten aus Platzgründen nicht vor Ort teilnehmen konnten. Mit den Erfahrungen aus dieser reinen Online-Veranstaltung werden wir den Zahnärztetag künftig hybrid anbieten, sodass Zahnärztinnen und Zahnärzte wahlweise vor Ort oder online dabei sein können – jeder, wie er oder sie mag oder wie die Umstände es ermöglichen. Das bringt mehr Flexibilität und ist zudem ressourcenschonend. So hat die Pandemie uns einen echten Entwicklungsschub gebracht. Die Plattform von allmymedia werden wir dafür wieder nutzen.“
