Materialbeschaffung leicht gemacht (Teil 2)

Kleine Helfer, große Wirkung
Online-Einkauf mit hilfreichen Funktionen

Gehen Verbrauchsprodukte in der Praxis zur Neige, ist auch das schriftlich geführte Bestellbuch oder die handgeschriebene Einkaufsliste nicht fern. Das kennt wahrscheinlich jeder aus der eigenen Praxis nur zu gut. In der Eile schreiben Sie ein Produkt auf einen Zettel, oder rufen es gar im Vorbeigehen noch kurz den MitarbeiterInnen zu. Oder der Chef steckt Ihnen mal wieder in bester, meist sehr unleserlicher Schönschrift einen Zettel mit Produkten zu, die schnell noch bestellt werden müssen. Im Moment des Entzifferungsversuches klingelt das Telefon, der nächste Patient steht an der Anmeldung und der kleine Zettel landet in der Hosentasche. Damit hat er gute Gesellschaft mit einem Taschentuch und wahrscheinlich den gewaschenen Resten des letzten Bestellzettels. Gut und sprich, er ist vergessen.
Natürlich ist das ein überspitztes Beispiel, aber unwillkürlich stellt sich die Frage, wie gut handschriftliche Zettel, Bestellbücher und Co. im hektischen Arbeitsalltag wirklich sind? Je nach Größe der Praxis und Mitarbeiteranzahl vollbringen Einkaufsverantwortliche bei der Zusammenstellung der Bestellungen wahre Höchstleistungen, um sicherzustellen, dass alle benötigten Produkte auch zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen. Der Aufwand, um hier Herr oder Herrin der Lage zu bleiben, ist groß und, sind wir mal ehrlich, auch mit viel Zeit, Stress und Nerven verbunden. Der Job als Einkaufsverantwortliche/r bringt eine Menge Verantwortung mit sich, schließlich führt die Bestellung von falschem oder zu wenig Material zu Behandlungsausfällen und damit zu Verdienstausfall. Zu viel Material wiederrum bindet aber unnötig Kapital und wirkt sich negativ auf die Liquidität der Praxis aus.

Online-Funktionen bringen Hilfe

Doch zum Glück müssen sich weder PraxisinhaberInnen noch Einkaufsverantwortliche auf Zettelwirtschaft und Bestellbuch verlassen. Clevere Hilfsmittel für den Materialeinkauf bieten heute Online-Plattformen wie AERA-Online, Deutschlands größte Preisvergleichs- und Bestellplattform für Dentalprodukte. Dabei hilft AERA-Online nicht nur, mit dem tagesaktuellen Preisvergleich den besten Preis und das richtige Material zu finden, sondern – und das ist der Punkt in diesem Beispiel - auch jederzeit den Überblick über die Bestellungen und den Wareneingang zu haben. Viele clevere Funktionen, die online immer und jederzeit verfügbar sind, helfen, Fehler im Bestellprozess zu reduzieren. NutzerInnen finden nach der kostenlosen Anmeldung beispielsweise Funktionen wie die Favoritenliste. Mit wenigen Klicks können aus über 160.000 Produkten genau diese ausgewählt werden, mit denen in der Praxis regelmäßig gearbeitet wird. Einmal auf der Favoritenliste, können BestellerInnen immer direkt auf ihre Lieblingsprodukte zugreifen, sie auswählen und für die Nachbestellung auf den Merkzettel oder direkt in den Warenkorb legen. Produktverwechslungen, damit verbundene Falschbestellungen und ein erhöhter Aufwand für die Abwicklung von Rücksendungen sind mit dem Einsatz der Favoritenliste nahezu ausgeschlossen.

Tschüss Zettelwirtschaft, hallo Online-Merkzettel

Noch praktischer ist die Bestellvorbereitung mit dem Merkzettel auf AERA-Online. Er ist quasi das Bestellbuch in digitaler Version und ersetzt jegliche handgeschriebenen Zettel. Das Schöne an einer Online-Plattform ist ja, dass sich jede/r von überall und zu jeder Zeit im Konto einloggen und die gewünschten Produkte in den Merkzettel legen kann. Das geht im Behandlungszimmer genauso wie im Büro, an der Anmeldung oder gar abends auf dem Sofa, wenn einem gerade wieder etwas eingefallen ist. Produkte, die gekauft werden sollen, lassen sich unkompliziert über das Suchfeld finden. Die Suche funktioniert mit dem Produktnamen, genauso wie mit der Herstellernummer. Alternativ kann das Produkt auch über die Kategorien ausgewählt werden. Filterkriterien und Filterkombinationen ermöglichen hier auch, Produkte nach Preis oder Verfügbarkeit zu sortieren. In der Produktansicht kann dann das Produkt dem Merkzettel hinzugefügt werden. Und das ist an dieser Stelle alles über das Sie sich Gedanken machen müssen.

Das Produkt bleibt so lange auf dem Merkzettel gespeichert, bis der Tag der Bestellung ansteht. Wird in der Praxis mit eigenen Listen gearbeitet, ermöglicht es AERA-Online, diese im CSV-Dateiformat aus einem Fremdsystem, beispielsweise aus einer Praxisverwaltungssoftware, in den Merkzettel zu importieren.
Eine Nachbestellung aus dem Lager ist ganz einfach, wenn im Lager direkt bei den Produkten die Lagerkarten von AERA-Online platziert werden. Denn hier werden die abgedruckten Barcodes der benötigten Produkte direkt am Lagerschrank mit der AERA-Online App gescannt und landen dann automatisch im Merkzettel.

Steht nun der Tag der Bestellung an, wird alles vom Merkzettel in den Warenkorb importiert. In einem Zwischenschritt wird die gewünschte Bestellmenge ergänzt, alternativ kann auch ein Mengenvorschlag, der anhand der Statistik automatisch errechnet wird, übernommen werden. Auch hier zählt Effizienz, mehr ist nicht zu tun. Der automatische Warenkorboptimierer liefert am Ende immer die für einen individuell beste Bestelloption. Um Porto oder Mindestbestellmengen brauchen Sie sich nicht zu kümmern, das übernimmt AERA. Die eigene Suche nach dem besten Angebot, Lieferantenauswahl und Preisrechnereien haben sich damit erledigt.
Der Workflow ist so einfach und übersichtlich, dass er problemlos von jedem bedient werden kann. Zeitersparnis also für beide Seiten: für die MitarbeiterInnen, da nicht mehr alles rausgesucht, aufgeschrieben und kontrolliert werden muss und alles jederzeit online an einem Ort gefunden werden kann. Für die ZahnärztInnen, die mehr Zeit für die Patienten haben oder nach Behandlungsschluss keine Bestellzettel mehr schreiben und kontrollieren müssen.
Und sollte ein Produkt nicht bei AERA-Online zu finden sein oder sich Fragen ergeben, ist ein freundliches Team am Telefon nur einen Anruf entfernt.

Webinare passend zum Thema

In der neuen AERA-Online Webinarreihe, exklusiv bei der DZW, behandelt AERA-Referent Horst Lang in mehreren Teilen unterschiedliche Themen rund um die Materialbeschaffung in der Zahnarztpraxis. Durch seine jahrelange Erfahrung auf diesem Gebiet gibt er gekonnt sein Wissen weiter, ermöglicht einen tiefen Einblick in Preisstrategien und Handelsstrukturen und legt das Augenmerk auf einen effektiven Bestellworkflow. Er vermittelt Basics, Tipps und Tricks und macht seine ZuhörerInnen zu Bestellprofis. Die Webinare richten sich sowohl an PraxisinhaberInnen, als auch an das Praxispersonal. Die Teilnahme setzt keine besonderen Vorkenntnisse voraus.

Hier geht es zu Teil 1 unserer Materialbeschaffungsserie

Die Autorin

AERA Sina Neugebauer Sina Neugebauer leitet seit 2021 das Marketing bei AERA. Sie bringt sehr viel Erfahrung aus verschiedenen Positionen in Marketing, Produktmanagement oder Vertrieb bei namhaften Herstellern in der Dentalbranche mit. Durch den direkten Draht zur Zielgruppe, weiß sie, welche Fragen und Herausforderungen der Alltag in einer Praxis egal ob Zahnarzt, Kieferorthopädie oder Oralchirurgie mit sich bringt.

Kontakt: www.aera-online.de
e-mail: sn@aera-gmbh.de
Telefon: 07042 37020