QM nur Chefsache? Die Hauptaufgabe des Praxisinhabers ist es, den Nutzen eines QM für die Praxis und ihre Mitarbeiter zu vermitteln.
Die meisten Praxen haben zumindest ein Hygienemanagement eingeführt, ein vollständiges QM ist dagegen selten zu finden. Eine Zertifizierung der Praxis noch weniger.
Allerdings bezieht sich die Beschäftigung der Betroffenen mit dem QM vorwiegend auf die Einführungsphase. Und was ist danach?
Mit dem „Leben“ des QM überfordert
Es ist eindeutig zu erkennen, dass viele Praxen mit der Einführung, aber vor allem mit dem „Leben“ des QM überfordert sind. Meist gibt es einen externen Anlass, weswegen eine Praxis sich mit dem Thema QM auseinandersetzt: Entweder die oben genannten oder es wird von einem Kollegen oder externen Berater empfohlen.
In solchen Fällen beauftragt der Praxisinhaber meist nur eine Mitarbeiterin damit, das QM einzuführen. Eine Einweisung dieser Mitarbeiterin erfolgt ebenfalls selten, und sie muss dies alleine umsetzen. Eine Besprechung im Team erfolgt in den wenigsten Praxen, sodass die Mitarbeiter den Sinn des QM und seine Vorteile nicht verstehen können. Wenn der Chef ebenfalls negativ darüber spricht oder sich selbst nicht an die durch das QM aufgedeckten Veränderungsmöglichkeiten hält, ist das QM umsonst eingeführt worden.
In solchen Praxen müsste das QM nach einem Jahr wieder komplett neu installiert werden. Wir finden sehr häufig zwei bis vier verschiedene QM-Systeme in den Praxen vor, von denen keines individualisiert und bei den Mitarbeiterinnen wirklich bekannt ist.
Systemisches Vorgehen
Durch ein systemisches Vorgehen in der Einführungsphase lassen sich diese Schwierigkeiten schnell minimieren. Wer dabei das QM in die vorhandenen Strukturen und Abläufe mit einbindet, wird es nach einiger Zeit als Routine ansehen und nicht als lästige Zusatzaufgabe. Dadurch müssen weitaus weniger Prozesse komplett neu aufgesetzt und dann zeitaufwendig in der Praxis eingeführt werden. Das bedeutet einen geringeren Zeitaufwand.
Chefsache
Mit der Einführung eines Qualitätsmanagements ist sicherlich der erste Erfolg erreicht und Sie haben einen Grund zum Feiern. Allerdings beginnt die Schwierigkeit erst jetzt. Im Praxisalltag sollte es üblich sein, das QM-System zu leben und somit die Qualität der Praxis tatsächlich dauerhaft zu sichern und zur Weiterentwicklung beizutragen. QM sollte ein selbstverständlicher Bestandteil der Praxiskultur sein und vor allem vom Praxisinhaber unterstützt und vorgelebt werden. Ist dem nicht so, dann ist es fast unmöglich, das QM am Leben zu erhalten.
Erfahrungsgemäß ist es aber eben in den meisten Fällen in den Praxen nicht so. Der Mehrwert des QM wird viel zu oft verkannt oder nicht genutzt, weil es eben nicht umgesetzt wird. Denn auf unsere Frage, ob und wie das vorhandene QM denn umgesetzt wird, hören wir häufig Formulierungen wie: „Es müsste laufen, weiß es nicht“, „Der Ordner steht sicherlich irgendwo“, „Macht bei uns Frau X“, „stockend“, „Interessiert mich nicht“.
Hürden und Barrieren
Durch Gespräche in den verschiedenen Praxen haben wir folgende Merkmale herausgefunden, die „das Am-Leben-Erhalten“ erschweren oder verhindern. Das passiert, weil QM oft als lästige „Sonderaufgabe“ und Mehrbelastung für den Qualitätsbeauftragten oder das Team verstanden wird. Zusätzlich bezeichnen es viele Praxisinhaber als gesetzlichen Nonsens und lassen es nach Einführung links liegen. Andererseits denken viele, dass mit dem Kauf eines Handbuchs eine QM-Einführung erfolgt ist, obwohl es nicht individualisiert wurde.
Das größte Problem jedoch ist die Tatsache, dass das Team nicht auf das QM vorbereitet wird und meist keine Unterstützung erhält. Somit versteht das Team den Nutzen des QM nicht, und die dafür gewährte Zeit ist nicht vorhanden, sodass es in 90 Prozent der Praxen von den Mitarbeitern nebenbei umgesetzt werden muss.
Ansätze für Verbesserungen in sämtlichen Bereichen der Praxis
Das QM-System ist eines der wichtigsten Instrumente in einer Praxis. Es regelt und strukturiert nicht nur die Arbeitsabläufe und Prozesse, sondern auch die organisatorische Struktur einer Praxis sowie die interne Kommunikation. Es bietet immer wieder Ansätze für Verbesserungen in sämtlichen Bereichen der Praxis. Kontinuierliche Verbesserungen und strukturiertes Handeln schaffen wiederum Erfolge. Wenn das Praxisteam inklusive Praxisinhaber dieses verstanden hat, ist das QM automatisch Teil der Praxis. Das QM ist schlicht das Dach, unter dem die Alltagsaktivitäten der Praxis geregelt sind.
Wir Menschen lassen uns von Neuerungen meistens schnell begeistern, aber nur schwer überzeugen. Unsere wirkliche Einstellung und mit ihr unser Verhalten ändern sich langsam. Somit ist es nur durch die wachsende Erfahrung möglich, die tatsächliche Bedeutung des Qualitätsmanagements im Alltag zu erkennen.
Das Team-Verständnis ist essenziell für ein gelebtes QM
Für ein nachhaltiges Umsetzen des QM ist es deshalb mehr als erforderlich, dass das Team dessen Wichtigkeit nachvollziehen und den eigenen Nutzen daraus für sich erkennen kann. Denn wie oft haben Praxen damit zu kämpfen, dass für das Team eine Kontrolle durch lange Dokumentationen und Formulare mit der Idee der verteilten klaren Verantwortung nicht zusammenpasst. Erst mit dem Verständnis der Zusammenhänge dieser Wirkfaktoren im gesamten Team wird es möglich, QM zu realisieren und damit wirklich zu etablieren. Somit sollte es die Hauptaufgabe des Praxisinhabers sein, diesen Nutzen selbst oder extern seinen Mitarbeitern vermitteln zu lassen.
Wichtig ist es ebenfalls, dass der Praxisinhaber im QM Teil des Teams und ebenso verantwortlich sein sollte, wie alle anderen Teammitglieder. Er kann sich nicht herausnehmen und die Mitarbeiter machen lassen. Er muss dahinterstehen, es den Mitarbeitern vorleben sowie die Umsetzung einfordern. Nur als Team lässt sich das QM nachhaltig, effizient und zeitsparend umsetzen. Wie das gehen kann, dazu mehr im zweiten Beitrag.
Dominik Brenneis, Weinheim
(wird fortgesetzt)
