Welche E-Mail-Adresse eignet sich für eine Zahnarztpraxis, auf was muss geachtet werden und was darf ein Zahnarzt über die E-Mail kommunizieren? Hier gibt’s die Antworten: Als Best Practice für E-Mail-Adressen in Unternehmen und Praxen hat sich vorname.nachname@domain.de herauskristallisiert.
Ob der Name in Groß- oder Kleinbuchstaben geschrieben wird, spielt für die Funktion keine Rolle – jedoch hat sich die Kleinschreibung der Übersichtlichkeit halber durchgesetzt. Die Domain schafft eine Identifikation mit der Praxis.
Längere Domain nur für Suchmaschinenoptimierung sinnvoll
Für die Suchmaschinenoptimierung ist es manchmal sinnvoll, eine längere Domain zu nutzen. Ist die Domain www.zahnarzt-gummersbach.de schon vergeben, macht es Sinn, den eigenen Namen zu integrieren, zum Beispiel www.zahnarzt-gummersbach-seilsticker.de. Hier empfehlen wir, eine zweite, kürzere Domain anzulegen, die für die E-Mail-Adresse genutzt wird, wie praxis@zahnarzt-seilsticker.de. Es sollte unbedingt auf die Länge der E-Mail-Adresse geachtet werden; ist sie zu lang, kann das auf Visitenkarten und anderen Druckprodukten kompliziert werden.
Jeder Zahnarzt in der Praxis mit eigener E-Mail-Adresse
Alle in der Praxis tätigen Zahnärzte sollten eine eigene E-Mail-Adresse mit ihrem Namen bekommen. Damit wird nicht nur eine geschäftliche Korrespondenz ermöglicht, sondern auch Wertschätzung gezeigt, die den Praxisinhaber fast nichts kostet (das Gleiche gilt für die Visitenkarte). Sind in der Praxis Zahntechniker beschäftigt oder vereinbart das Prophylaxeteam eigene Termine, dann sollten auch diese eine eigene Adresse erhalten. Das Praxisteam kann über eine allgemeine Adresse erreichbar sein. Als allgemeine Adresse empfehlen wir praxis@domain.de. Auch empfang@domain.de hat sich bei Zahnarztpraxen etabliert.
Achtung: sensible Patientendaten
Einfach schnell eine E-Mail schreiben – das ist für uns in den vergangenen Jahren zur Gewohnheit geworden. So wird die E-Mail auch für die Kommunikation zwischen Zahnarzt, Laboren und Zahntechnikern genutzt. Ganz wichtig: Über die klassische E-Mail dürfen keine Patientendaten verschickt werden. Denn dabei handelt es sich um besondere Arten personenbezogener Daten (Paragraf 3 IX BDSG).
Besonderes Schutzbedürfnis
Aus der Sensibilität dieser Daten resultiert ein besonderes Schutzbedürfnis (Paragraf 28 VII BDSG). Bei der E-Mail-Kommunikation ist es für Hacker aber relativ einfach, unverschlüsselte E-Mails zu lesen, zu kopieren und zu manipulieren. Deshalb sollte Kommunikation per E-Mail nur dann erfolgen, wenn Absender und Empfänger sich zuvor auf ein Pseudonym für den konkreten Patienten geeinigt haben oder beide eine geeignete Verschlüsselungstechnik nutzen (dazu berichten wir in einem späteren Artikel mehr).
Per E-Mail können allgemeine Informationen weitergegeben werden, wie Terminvereinbarungen oder -erinnerungen oder auch allgemeine Fragen zu Rechnungen. Eine Agentur für Praxismarketing berät gerne zum richtigen Umgang mit E-Mails.
