Weihnachtswünsche per ­E-Mail und Post erlaubt?

Im Dezember beginnt wieder die alljährliche Zeit der Weihnachtspost. Und selbstverständlich werden auch in diesem Jahr Unternehmen wieder Weihnachtskarten an ihre Kunden und Geschäftspartner senden. Doch dürfen sie das überhaupt noch?

Gleich ob Telefonnotizen, Geburtstagslisten, Klingelschilder, Blitzer, Wunschbaum-Aktionen oder Fotos auf der Einschulung: Die DSGVO liefert regelmäßig unschlagbare Storys. Und kaum steht Weihnachten vor der Tür, ereilt uns schon die folgende mehr oder weniger besinnliche vorweihnachtliche Botschaft: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz (LfDI) hat gegenüber einem Krankenhaus in Rheinland-Pfalz eine Geldbuße in Höhe von 105.000 Euro verhängt.
Warum? Nun, sagen wir einmal, es gab „Defizite im Patientenmanagement“. Die nähere Begründung des LfDI lautet: „Die bestandskräftige Geldbuße beruht auf mehreren Verstößen gegen die Datenschutz-Grundverordnung im Zusammenhang mit einer Patientenverwechslung bei der Aufnahme des Patienten. Diese hatte eine falsche Rechnungsstellung zur Folge und offenbarte strukturelle technische und organisatorische Defizite des Krankenhauses beim Patientenmanagement.“ Einspruch wurde vonseiten des Krankenhauses übrigens nicht eingelegt.

Klingt zunächst wenig weihnachtlich. Ist es auch nicht. Die aktuelle Pressemitteilung der Aufsichtsbehörde dient daher auch eher als Einleitung des eigentlichen Themas. Denn die hier genannte Aufsichtsbehörde des Landes Rheinland-Pfalz unterhält auf ihrer Website zurzeit neben aktuellen Pressemitteilungen auch einen digitalen Adventskalender. Hier darf ein jeder von uns Tag für Tag ein Türchen öffnen. Und so etwas lassen wir uns natürlich nicht entgehen.

Am 2. Dezember 2019 bekamen wir hinter Türchen Nr. 2 das Folgende zu lesen: „Wie sollten Unternehmen Weihnachtsgrüße datenschutzgerecht versenden?“
Hier werden wir Leser zunächst von der Aufsichtsbehörde darüber informiert, dass Weihnachtsgrüße eines Unternehmens, gleich ob traditionell per Post verschickt oder auf elektronischem Weg, der Kundenbindung dienen und daher rechtlich als Werbung einzustufen sind. Übrigens gilt das nicht nur, wenn neben den Weihnachtswünschen auch noch auf eigene Angebote hingewiesen wird, sondern allein der bloße Weihnachtsgruß ist im Zweifel bereits eine „Aufmerksamkeitswerbung“ und damit als Werbung einzustufen.  
Weiter heißt es dann aber: „Weihnachtspost als Form der Werbung liegt damit auch im berechtigten Interesse des Verantwortlichen und kann daher grundsätzlich auf Artikel 6 Absatz 1 lit. f DSGVO gestützt werden.“
Auch das trifft zwar auf unsere Zustimmung. Allerdings nur dann, wenn es sich dabei um die Versendung von Briefpost handelt.
Leider vergisst die Aufsichtsbehörde Rheinland-Pfalz in der Folge, nach der jeweiligen Versandart des Weihnachtsgrußes zu differenzieren. Dabei wäre aber eine Differenzierung dringend geboten, denn wenn es um die Versendung von Werbe-E-Mails geht, ist die DSGVO überhaupt nicht anwendbar.

Vielmehr richtet sich der Versand von Werbe-E-Mails nach dem Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG). Danach ist der Versand von Werbe-E-Mails auch ohne Einwilligung möglich, allerdings sollten die (engen) Voraussetzungen der maßgeblichen Vorschrift des Paragraf 7 Absatz 3 UWG dringend beachtet werden. Nur wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, greift die Ausnahmeregelung und nur dann ist die Einwilligung des Kunden in die E-Mail-Werbung entbehrlich. Ist nur eine der Voraussetzungen nicht erfüllt, so greift die Ausnahmeregelung des Paragrafen 7 UWG nicht, und es bleibt bei der grundsätzlichen Voraussetzung der ausdrücklichen Einwilligung des Kunden. Sofern dann die Einwilligung nicht vorhanden ist, stellt die Werbe-E-Mail eine unzumutbare Belästigung im Sinne des Paragraf 7 Absatz 2 Nr. 3 UWG dar.
Daher unser dringender Appell: Werbe-E-Mails, auch in Form von Weihnachtsbotschaften, werden nun nicht plötzlich von den Aufsichtsbehörden als unproblematisch akzeptiert. Hier wurde von der Aufsichtsbehörde Rheinland-Pfalz – sie möge es uns nachsehen – nicht präzise genug formuliert. Ohne Einwilligung wird es auch weiterhin häufig heikel. Wir raten Ihnen daher dringend, sich hier zuvor rechtlich abzusichern.
Zum Schluss nochmals zurück zum Weihnachtswunsch per Briefpost. Diesbezüglich sind die Aussagen der Aufsichtsbehörde zutreffend. Auch wenn man sich mit den Weihnachtswünschen per Brief „nur“ für die gute Zusammenarbeit bedanken möchte, benötigt dennoch jede Verarbeitung personenbezogener Daten, auch die Verarbeitung von Adressdaten, eine Rechtsgrundlage (vergleiche Artikel 6 DSGVO). Für den Versand von Weihnachtsgrüßen per Brief kommen grundsätzlich die Einwilligung der betroffenen Person sowie das berechtigte Interesse des Verantwortlichen in Betracht.

Eine Einwilligung aber benötigt man in der Regel bei Weihnachtspost nicht, denn bestehende Kundenbeziehungen und Beziehungen zu Geschäftspartnern zu pflegen, stellt regelmäßig ein berechtigtes Interesse dar. Und genau dies ist mit der klassischen Versendung von Weihnachtspost beabsichtigt.

Die durchzuführende Abwägung der Interessen wird hier auch regelmäßig zugunsten des Unternehmens ausfallen. Unternehmenskunden dürfen und müssen damit rechnen, Weihnachtspost zu erhalten. Der Versand von Weihnachtspost stellt insofern ein sozialadäquates Verhalten dar, um sich bei Kunden und auch den Geschäftspartnern zu bedanken und ihnen eine schöne Weihnachtszeit zu wünschen.
Übrigens gilt dies auch für Personen, die noch nicht Kunden sind, ihre Adressen aber beispielsweise durch die Übergabe von Visitenkarten oder auf ähnliche Weise mitgeteilt habe. Auch sie müssen damit rechnen, von dem jeweiligen Unternehmen Weihnachtsgrüße per Post zu bekommen.
Es darf ferner davon ausgegangen werden, dass bereits bei der Erhebung personenbezogener Daten die betroffenen Personen darüber informiert werden, zu welchen Zwecken sie genutzt werden, nämlich auch zur Werbung. Sodann muss „lediglich“ noch in der Weihnachtspost (wie bei jeder anderen Form der Werbung auch) auf die Möglichkeit hingewiesen werden, dass der Kontaktaufnahme widersprochen werden kann. Dieser Hinweis ist leider erforderlich, auch wenn er optisch nicht zwingend auf eine Weihnachtskarte passt.

Sollten Kunden oder auch Geschäftspartner der Verwendung ihrer Daten zu Werbezwecken widersprochen haben, so darf ihnen auch keine Weihnachtspost mehr zugesandt werden.