Materialbeschaffung leicht gemacht (Teil 6): Lagerorganisation

Lagerorganisation in der Zahnarztpraxis

Wussten Sie, dass laut dem Statistischen Jahrbuch 2020/21 der Bundeszahnärztekammer die Ausgaben für Praxis – und Labormaterialien in den letzten Jahren ca. 10 Prozent der Gesamtausgaben einer Praxis ausmachten?

Umgerechnet auf eine Durchschnittspraxis sind das gut und gerne zwischen 20.000 Euro und 25.000 Euro jährlich. Eine stattliche Summe, die über das Jahr gesehen für den Praxisbedarf zusammenkommt und bei den aktuell steigenden Preisen und wirtschaftlichen Entwicklungen weiter zunehmen wird. Und genau aus diesem Grund sollte das, seien wir ehrlich, in der Praxis oft etwas stiefmütterlich behandelte Thema Materialwirtschaft, schon allein aus betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten doch etwas mehr Beachtung im Praxisalltag bekommen. Während wir uns in den vorhergehenden Artikeln unserer Reihe „Materialwirtschaft leicht gemacht“ mit den folgenden Themen befassten:

• Einfache und unkomplizierte Materialwirtschaft (Teil 1)  
• Online-Einkauf mit hilfreichen Funktionen (Teil 2)
• Der Markt und seine Preise und wie Sie das Optimum für sich herausholen (Teil 3)
• Effiziente Materialbeschaffung mit dem richtigen Workflow (Teil 4)
• Wareneingangskontrolle und Dokumentation (Teil 5)

Wollen wir im sechsten und letzten Teil nun den Bereich „Lagerorganisation in der Zahnarztpraxis“ genauer beleuchten. Schließlich sind unsere Lagerräume oder Lagerschränke genau die Orte, beziehungsweise die Basis, die für einen reibungslosen Behandlungsplan sorgen.

Weniger ist oftmals mehr - die moderne Lagerführung

Die Kunst moderner Lagerführung besteht darin, immer genau so viele Materialien vor Ort zu haben, wie tatsächlich auch gebraucht werden. Denn betriebswirtschaftlich gesehen, binden zu große Lagerbestände viel Kapital, sei es durch die Einkaufskosten, aber auch durch zeitintensive Inventuren. Außerdem ist es schwierig, die vielen Produkte immer im Haltbarkeitszeitraum zu verbrauchen, was zu vermehrten Entsorgungen führen kann und so landet bares Geld sprichwörtlich in der Mülltone. Klingt erstmal gut und logisch, aber wie immer im Leben hat alles seine zwei Seiten. Denn damit kleine Lager auch im Praxisalltag praktikabel sind, benötigen sie eine recht ausgefeilte Organisation. Der Kreislauf aus Lagerung, Lagerentnahme und Wiederbeschaffung ist komplex und so sind durchdachte Abläufe zu bestimmen und konsequent einzuhalten. Gleichzeitig aber darf die Lagerorganisation nicht allzu großen administrativen Aufwand bedeuten und sich gut in den Praxisablauf integrieren. Das Praxisteam sollte schließlich nicht nur am Verwalten sein, sondern das Hauptaugenmerk auf die Behandlung der Patienten richten können.

Grundlegende Tipps für mehr Ordnung im Lager

Weniger ist mehr - was für das Material gilt, gilt auch für die Personen, die auf das Lager zugreifen. Bestimmen Sie also in erster Linie einmal lagerverantwortliche Personen, die sich um die Abläufe in der Material- beziehungsweise Lagerorganisation kümmern. Das befreit auf der einen Seite einige Ihrer MitarbeiterInnen von zusätzlichen Verwaltungsaufgaben und verhindert auf der anderen Seite Chaos im Lager. Ein weiterer wichtiger Punkt, um Ordnung ins Lager zu bringen ist, das Zuweisen fester Plätze für Ihre Materialien. So wird nicht nur ein großes Durcheinander vermieden. Es ermöglicht vor allem ein stressfreies Auffinden des Produkts, wenn es mal wieder schnell gehen muss. Fest zugewiesene Produktplätze erleichtern außerdem eine bessere Übersicht bei der Inventur und Nachbestellung. Mit diesen Tipps sind Sie schon einen wichtigen Schritt gegangen.

Und nun? Kommt nun die Überleitung zu einem komplizierten Lagerprogramm für den PC? Fehlanzeige, die Lösung ist viel einfacher!

Es geht auch ohne teure Warenwirtschaftssoftware

Für eine gelungene Lagerorganisation, ganz ohne teures EDV-basiertes Warenwirtschaftssystem, finden Praxen Hilfestellungen mit einem hohen Maß an Funktionalität und Komfort bei Deutschlands größter Preisvergleichs- und Bestellplattform für Dentalprodukte, AERA-Online.
AERA-Online ermöglicht durch Transparenz bei Preisen und Lieferzeiten zum einen eine „Just-in-Time“-Bestellung, was kleinen Lagern generell entgegenkommt. Hinzu kommt das kostenlose AERA plus Produkt „Lager LE“, eine Lagerorganisations-Methode ohne Softwareeinsatz, orientiert sich vielmehr an einer fast 100 Jahre alten, aus Japan stammenden Methode: dem Kanban. Übersetzt heißt Kanban „Signalkarte“ und mit genau diesen Karten wird die Lagerorganisation innerhalb der Zahnarztpraxis zum Kinderspiel. Zu viel oder zu wenig Lagerbestand und aufwändige Inventuren gehören damit der Vergangenheit an. Schauen wir uns im Folgenden das Vorgehen einmal genauer an.

So verwenden Sie Lager LE in Ihrer Praxis

Die AERA-Lagerkarten sind optische Nachbestellmarkierungen. die bequem über die Bestellplattform für jedes Produkt erstellt und anschließend auf Karten oder Klebeetiketten ausgedruckt werden. Alles was Sie dafür benötigen ist ein kostenloser Account bei AERA-Online. Rufen Sie nach erfolgter Anmeldung Ihre Praxismaterialien schnell und einfach über die Suchfunktion, über Produktbezeichnung oder Herstellernummer auf. Angekommen in der Produktebene können Sie sich Ihre individuelle Karte konfigurieren. Ergänzen Sie nach Belieben Informationen wie bevorzugte Packungsgröße und Mindestbestellmengen. Diese Informationen helfen Ihnen bei einer späteren Nachbestellung. Nachdem Sie die Karten gedruckt haben, platzieren Sie sie genau an der Stelle zwischen den jeweiligen Produktpackungen, wo Ihr vorab bestimmter Mindestbestand erreicht ist - sprich, wo eine Nachbestellung nötig wird. Sobald das letzte Produkt vor der AERA-Nachbestellkarte aus dem Lager genommen wird, wird auch dieselbe entwendet und der für Nachbestellungen verantwortlichen Kollegin gegeben. Alternativ kann der auf der Karte befindliche Barcode mit dem Smartphone und der AERA-Online App direkt am Lagerschrank gescannt werden. Mit einem Fingertipp wird das benötigte Produkt so direkt auf den Online-Merkzettel bei AERA-Online gesetzt und ist für die nächste Bestellung über die Plattform vorgemerkt. Sobald die Nachbestellung erfolgt und die neue Ware bei Ihnen eingetroffen ist, wird diese mit ihrer entsprechenden Lagerkarte wieder in den Schrank geräumt und das Spiel beginnt von vorne. Beachten Sie beim Einräumen bitte immer das „First in, first out“-Prinzip um abgelaufene Produkte zu vermeiden. Klingt einfach? Ist es auch! Das System ist wenig fehlerbehaftet und ganz ohne große administrative Prozesse, teure Softwarelösungen oder Zusatzkosten in den Praxisalltag integrierbar.

Webinare passend zum Thema

In der neuen AERA-Online Webinarreihe, exklusiv bei der DZW, behandelt AERA-Referent Horst Lang in mehreren Teilen unterschiedliche Themen rund um die Materialbeschaffung in der Zahnarztpraxis. Durch seine jahrelange Erfahrung auf diesem Gebiet gibt er gekonnt sein Wissen weiter, ermöglicht einen tiefen Einblick in Preisstrategien und Handelsstrukturen und legt das Augenmerk auf einen effektiven Bestellworkflow. Er vermittelt Basics, Tipps und Tricks und macht seine Zuhörer zu Bestellprofis. Die Webinare richten sich sowohl an Praxisinhaber als auch an das Praxispersonal. Die Teilnahme setzt keine besonderen Vorkenntnisse voraus.

Die Autorin

AERA Sina Neugebauer Sina Neugebauer leitet seit 2021 das Marketing bei AERA. Sie bringt sehr viel Erfahrung aus verschiedenen Positionen in Marketing, Produktmanagement oder Vertrieb bei namhaften Herstellern in der Dentalbranche mit. Durch den direkten Draht zur Zielgruppe, weiß sie, welche Fragen und Herausforderungen der Alltag in einer Praxis egal ob Zahnarzt, Kieferorthopädie oder Oralchirurgie mit sich bringt.

Kontakt: www.aera-online.de
e-mail: sn@aera-gmbh.de
Telefon: 07042 37020