Materialbeschaffung leicht gemacht: Die Warenkontrolle (Teil 5)

Materialwirtschaft unter Kontrolle

Von Wareneingängen bis zur Dokumentationspflicht

Heute steht eine größere Patientenbehandlung in Ihrer Praxis an. Sie bereiten routinemäßig das Behandlungszimmer für den Termin vor und legen die gängigen Instrumente sowie Verbrauchs- und Hygieneartikel in Griffnähe. Anschließend machen Sie sich dann auf den Weg zum Lagerschrank. Anhand der Fallplanung entnehmen Sie dort Produkt für Produkt für... – Halt, da fehlt doch etwas! Sie schauen noch einmal auf Ihre Liste und der Blick geht zurück in den Materialschrank. Nein, das gesuchte Produkt ist nicht an seinem Platz und auch in der oberen und unteren Etage im Schrank keine Spur davon. Spüren Sie die aufkommende Unruhe? Schnell gehen Sie zu der einkaufsverantwortlichen Kollegin und erkundigen sich, ob dieses Produkt bei der letzten Bestellung möglicherweise übersehen wurde. Gemeinsam prüfen Sie die Bestellungen und siehe da, bestellt wurde das gesuchte Produkt.

Wie ein Detektiv begeben Sie sich auf akribische Spurensuche durch die Papierablage, werden beim zugehörigen Lieferschein fündig und haben es nun schwarz auf weiß: Das Produkt war zum Zeitpunkt der Lieferung nicht verfügbar und wird erst in zwei Wochen nachgeliefert. Und nun? Der Terminmuss abgesagt werden, der Patient ist verärgert. Eine kleine Unachtsamkeit bei der Wareneingangskontrolle führt zu einem Verdienstausfall. Denn wäre Ihnen und Ihren Kollegen früher aufgefallen, dass sich ein Produkt im Lieferrückstand befindet, hätten Sie entweder den Termin frühzeitig verlegen und mit anderen Behandlungen ersetzen können. Oder Sie hätten das Produkt kurzerhand bei einem anderen Lieferanten nachbestellt. So nutzen Sie nun bestenfalls die unfreiwillig gewonnene freie Zeit dafür, Informationen einzuholen, um dieses Szenario in Zukunft zu vermeiden.

Auch bei Teillieferungen den Überblick behalten

Waren früher große Lagerräume und umfangreiche Bestände gang und gäbe, besitzen moderne Praxen heute sehr überschaubare Lager. Nicht nur der verfügbare Raum innerhalb der Praxis kann mit einem kleinen Lager anderweitig verwendet werden. Gerade in Bezug auf Kapitalbindung und Haltbarkeit der Produkte, aber auch in Anbetracht von oftmals kurzen Lieferzeiten sollte ein zu umfangreiches Lager überdacht werden. Gleichzeitig steigen durch die geringen Lagerbestände aber die Anforderung an Einkauf, Organisation und Dokumentation, sprich wichtige Bereiche aus dem Qualitätsmanagement der Praxis.

Wer öfter bestellt, erhält in aller Regel auch mehr Pakete. Dazu kommt, dass Bestellungen heute gerne als Teillieferungen versendet werden, wenn ein Produkt doch einmal längere Lieferzeiten haben sollte. Oder die bestellte Ware kommt von verschiedenen Lieferanten in verschiedenen Sendungen. Wie auch immer die Sendung aussehen mag, wichtig ist, den Überblick darüber zu behalten, was schon geliefert wurde und welche Produkte noch ausstehen. Darum ist es wichtig, bei der Ankunft der Ware in der Praxis eine Wareneingangkontrolle vorzunehmen und genau zu prüfen, was geliefert wurde. Erstellen Sie sich am besten eine kleine Checkliste, anhand der Sie dann die Kontrolle Paket für Paket vornehmen.

Was muss auf die Checkliste?

1. Wurden die richtigen Artikel geliefert?
Gleichen Sie Lieferschein und Bestellung ab. Wurden die richtigen Artikel an Sie versendet? Im Falle einer Falschlieferung gilt es, möglichst schnell eine Reklamation bzw. Rücksendung beim jeweiligen Lieferanten anzumelden und eine neue Lieferung zu veranlassen.

2. Wurde dir richtige Menge geliefert?
Wenn zu wenig geliefert wurde, reklamieren Sie möglichst sofort, um eine schnelle Nachlieferung zu erhalten. Im schlimmsten Fall riskieren Sie sonst einen Behandlungsausfall. Wurde auf der anderen Seite aber zu viel geliefert, melden Sie es fairerweise auch dem Lieferanten. Oft zeigt sich dieser kulant und Sie können das Produkt mit reinem Gewissen und ohne weitere Kosten behalten.

3. Sind Schäden an der Verpackung erkennbar?
Falls ja, prüfen Sie den Zustand der sich darin befindenden Artikel genau auf Transportschäden und kontaktieren Sie im Zweifelsfalle den Lieferanten

4. Stimmt die Stückzahl in einer Verpackung?
Zählen Sie nach! Stimmt die Anzahl der auf der Verpackung angegebenen Produkte mit der tatsächlichen Anzahl überein? Diese Kontrolle sollte natürlich nur bei den Produkten gemacht werden, die nach der Öffnung keinem verminderten Haltbarkeitsdatum unterliegen oder nach dem Öffnen nicht mehr zurückgegeben werden können.

Einfach, bequem, online: Die Wareneingangskontrolle über den PC

Wenn Sie smartere Lösungen bevorzugen, zu viel Papier in der Praxis vermeiden wollen und alles gut dokumentiert und jederzeit abrufbar sein soll, dann finden Sie eine komfortable Lösung für die Wareneingangskontrolle und Dokumentation bei AERA-Online.

Deutschlands größte Preisvergleichs- und Bestellplattform für Dentalprodukte macht nicht nur das preiswerte Nachbestellen kinderleicht und minutenschnell. AERA-Online bietet außerdem die Möglichkeit, die Wareneingangskontrolle bequem online abzuwickeln und nachvollziehbar zu machen. Konsequent angewendet behalten Sie Ihre Bestellungen beziehhungsweise offene Posten damit immer im Blick. Im Bereich „Alle Bestellungen“ können Sie jede über die Plattform getätigte Bestellung ansehen. Wer nicht alle Bestellungen angezeigt bekommen will, findet im Bereich „Überfällige Positionen“ ausschließlich Bestellungen der letzten 90 Tage, bei denen kein Wareneingang innerhalb der vom Lieferanten genannten Lieferzeit gebucht wurde. Über beide Wege können Sie Ihre letzte Bestellung aufrufen und dann die Funktion „Wareneingang buchen“ verwenden.

Nach dem Klick auf die Funktion werden alle einzelnen Positionen aus der Bestellung aufgelistet und können anschließend als teil- oder ganz geliefert markiert werden. Sollte Ihnen bei der Wareneingangskontrolle auffallen, dass ein Produkt nicht, zu oft oder zu wenig geliefert wurde, können Sie mit wenigen Klicks direkt über AERA-Online mit dem jeweiligen Lieferanten in Kontakt treten und so den Reklamationsfall beschleunigen.

Auch in Sachen Dokumentation bietet AERA-Online Zahnarztpraxen einiges an Mehrwert. Denn während Sie die Wareneingangskontrolle vornehmen, können Sie ganz nebenbei die Anforderungen des MDR erfüllen. Tragen Sie direkt bei der Wareneingangskontrolle die Chargennummer und das Haltbarkeitsdatum des dokumentationspflichtigen Produktes ein. Im Reklamationsfall kann die Chargennummer gezielt gesucht und das Produkt schnell aufgezeigt werden.

Das Verwalten von Sicherheitsdatenblättern

Neben den Chargennummern unterliegen auch Sicherheitsdatenblätter der Dokumentationspflicht.  In 16 Abschnitten aufgeteilt, liefern sie wichtige Informationen zu den Inhaltsstoffen, Vorsichtsmaßnahmen und möglichen Risiken gefahrstofflicher Substanzen und Gemische. Es gehört zur Aufgabe der Praxis, immer das Sicherheitsdatenblatt von ehemals und aktuell verwendeten Produkten vorliegen beziehungsweise abgelegt zu haben. Im Bedarfsfall muss dieses schnell auffindbar sein und ausgehändigt werden können. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Sicherheitsdatenblätter und deren Vorgängerversionen beträgt laut 1907/2006/EG Artikel 36 (REACH) zehn Jahre. Ob die Dokumente dabei digital oder in Papierform abgelegt werden müssen, dazu gibt es keine Vorgabe. Fest steht nur, dass die Verwaltung von Sicherheitsdatenblättern großen Aufwand für das Praxisteam bedeutet.

Auch hier bietet AERA-Online Ihnen einen komfortablen Service: den Download von Sicherheitsdatenblättern relevanter Produkte direkt von der Plattform. Die wichtigen Dokumente jederzeit mit wenigen Klicks als PDF zur Verfügung. Wer es noch bequemer mag, findet in dem AERA plus Produkt „Sicherheitsdatenblätter“ einen praktischen Helfer. Es durchsucht automatisch die über die Bestellplattform abgewickelten Bestellungen und kopiert die Sicherheitsdatenblätter aller dort gefundenen relevanten Produkte direkt auf den PC, wo die Dokumente dann auch offline abrufbar sind.

Webinare passend zum Thema

In der neuen AERA-Online Webinarreihe, exklusiv bei der DZW, behandelt AERA-Referent Horst Lang in mehreren Teilen unterschiedliche Themen rund um die Materialbeschaffung in der Zahnarztpraxis. Durch seine jahrelange Erfahrung auf diesem Gebiet gibt er gekonnt sein Wissen weiter, ermöglicht einen tiefen Einblick in Preisstrategien und Handelsstrukturen und legt das Augenmerk auf einen effektiven Bestellworkflow. Er vermittelt Basics, Tipps und Tricks und macht seine Zuhörer zu Bestellprofis. Die Webinare richten sich sowohl an Praxisinhaber als auch an das Praxispersonal. Die Teilnahme setzt keine besonderen Vorkenntnisse voraus.

Die Autorin

AERA Sina Neugebauer Sina Neugebauer leitet seit 2021 das Marketing bei AERA. Sie bringt sehr viel Erfahrung aus verschiedenen Positionen in Marketing, Produktmanagement oder Vertrieb bei namhaften Herstellern in der Dentalbranche mit. Durch den direkten Draht zur Zielgruppe, weiß sie, welche Fragen und Herausforderungen der Alltag in einer Praxis egal ob Zahnarzt, Kieferorthopädie oder Oralchirurgie mit sich bringt.

Kontakt: www.aera-online.de
e-mail: sn@aera-gmbh.de
Telefon: 07042 37020