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Outsourcing: Grundlagen für eine entspanntere Arbeitsatmosphäre

Fachkräftemangel in der Dentalbranche: Unsere Arbeitsabläufe und Prozesse in der Zahnarztpraxis werden immer umfangreicher. Es gibt viele Arbeitsplätze, die in der Praxis adäquat besetzt werden müssen. Digitalisierung und vielschichtige Aufgaben sind nicht erst seit heute eine Herausforderung für das Praxispersonal. Doch welche Auswirkungen hat der Wandel auf uns als Praxispersonal? Kann der immer umfangreicher werdende Bereich der Zahnmedizin mit qualifiziertem Personal abgedeckt werden?

Eine gigantische Branche

Das Interesse am Beruf Zahnarzt ist nach wie vor groß. Tatsächlich ist die Nachfrage größer als das Studienangebot. Laut Bundeszahnärztekammer beziehungsweise Stiftung für Hochschulzulassung bewarben sich im Wintersemester 2020/21 15.770 Personen auf 1.547 Studienplätze im Fach Zahnmedizin. Und das sind „nur“ Zahnärztinnen und Zahnärzte, also potenzielle künftige Praxisinhaber. Die Zahl der Beschäftigen, die direkt oder indirekt von Zahnarztpraxen abhängen, ist mit rund 635.000 Arbeitsplätzen sogar noch um ein Vielfaches höher.

Für die Personalsituation in der Zahnarztpraxis bedeutet das, dass wir für diese Stellen passende Kollegen benötigen. Dies betrifft Stellen im Bereich Abrechnung, Verwaltung, Assistenz, Zahntechnik et cetera, die passend abgedeckt sein müssen. Dabei liegt der Fokus mehr und mehr auf dem Bereich Praxismanagement.

ZFA – ein Beruf mit Zukunft

Ein konkretes Beispiel lässt sich im sehr beliebten Ausbildungsberuf der Zahnmedizinischen Fachangestellten finden – in einer wachsenden Gesundheitsbranche ein Beruf mit Zukunft. Als ZFA sind wir durchaus aufgrund unserer Ausbildung mehr als qualifiziert, den Praxisbetrieb mit organisatorischem Können zu stemmen.

Und gerade in diesem Bereich wird besonders viel von uns abverlangt: Die Kollegen sind mit der Assistenz während der zahnärztlichen Behandlung, der Planung und Vorbereitung von Behandlungsabläufen, der individuellen Patientenbetreuung und vielen weiteren Aufgaben beschäftigt. Nach Feierabend verlassen wir die Praxis deshalb gerne mal gestresst und unzufrieden. Im Team herrscht Unruhe, obwohl man sich mit den Kollegen doch eigentlich gut versteht! Aber: Für das umfangreiche Aufgabengebiet ist die Praxis häufig unterbesetzt und unsere Reaktion auf den Alltagsstress ist nur menschlich.

Stress contra Fokus

Unruhe und Wartezeiten am Empfang, bedingt durch Personal- und Zeitmangel, ist vielen ZFAs bekannt. Nicht selten wird man nervös, wenn das Telefon klingelt, die Praxisinhaber mit dem nächsten Anliegen vor der Rezeption stehen und gleichzeitig schon der nächste Patient wartet. Dabei ist der kompetente Empfang das Aushängeschild einer modernen, serviceorientierten Praxis. Doch dafür benötigt man Zeit und Personal. Sind genügend Kapazitäten vorhanden, fokussiert und konzentriert man sich gerne auf die Wünsche, Terminplanungen und Anliegen der Patienten.

Entsprechend sollte eine solche Stelle mit einer qualifizierten Rezeptionskraft besetzt sein, die einerseits Inhalte und Anforderungen an eine aktuelle, patientenfreundliche Zahnarztpraxis in ihrer Ausbildung gelernt hat, und der andererseits genügend Zeit und Raum für den Empfang geboten wird.

Outsourcing in Zahnarztpraxen ist längst Thema

Um unserem Zeitdruck und der Unterbesetzung im Kollegium entgegenzuwirken, ist Outsourcing in Zahnarztpraxen längst Thema: Die Zahnärztliche Abrechnung kann von externen Stellen mit geschultem Personal übernommen werden und damit in vielen Bereichen einen Mehrwert schaffen.

Krankheitsbedingte Ausfälle sind somit kein Thema mehr – die Angst, plötzlich und unerwartet Aufgaben einer erkrankten Kollegin übernehmen zu müssen, entfällt, und sorgt für Sicherheit. Für Fachfragen stehen immer die richtigen Ansprechpartner:innen zur Verfügung, das schafft die Grundlage für eine entspanntere Arbeitsatmosphäre.

Alles steht und fällt mit der Stellenausschreibung

Längst wissen wir alle, dass der Schlüssel zu qualifiziertem Personal in einer modernen Jobausschreibung liegt. Junges und kompetentes Publikum achtet auf einen ansprechenden Social-Media-Auftritt und Stellenangebot in attraktivem Design. Sicherlich kennst Du das auch als weitere Aufgabe in einem sowieso wachsenden Bereich: Social-Media-Kanäle pflegen, aktuell halten, modern gestalten, Beiträge verfassen et cetera.

Prozesse, die mittlerweile fast jedem aus dem privaten Bereich vertraut sind, in einem geschäftlichen Rahmen aber andere Ausmaße annehmen, sodass für diese Tätigkeit während des Berufsalltags Raum geschaffen werden muss. Die interne Kommunikation einer Praxis erhält damit eine ganz neue Ebene: Alle Abläufe gehen Hand in Hand und halten sich gegenseitig laufend auf dem aktuellen Stand.

Umdenken in der Wissensvermittlung nötig

Müssen wir uns also auf eine schrumpfende Kollegenanzahl einstellen? Die veränderten Voraussetzungen in der Praxisstruktur erfordern ein Umdenken in der Vermittlung von Wissen. Immer älter werdende Patienten erfordern mehr Gesundheitsleistungen und sogleich mehr Personal. Wir alle bemerken längst, dass es bereits jetzt vielen Zahnarztpraxen an qualifizierten Kollegen fehlt und sich der Fachkräftemangel deutlich verschärft. Wir übernehmen häufig Aufgaben, für die es eigentlich eine andere, dafür ausgebildete Kraft geben sollte.

Für das Frontdesk braucht es Fachkräfte für Patienten-, Kommunikation- und Schnittstellenmanagement mit dem Fokus stets auf den Patienten. Wir sollten auch darüber nachdenken, fachfremdes Personal im Bereich der Rezeption mithilfe geeigneter Ausbildungen zu schulen. Entlastung kann mit Dienstleistern geschaffen werden. Externe Abrechnung für Zahnarztpraxen kann Praxen zum Beispiel dabei helfen, den Fokus auf das Tagesgeschäft vor Ort zu legen und bietet bestens qualifiziertes Personal. Außerdem erfordert die Personalbeschaffung ein Umdenken. Social-Media-Kanäle sprechen uns schon längst mehr als Anzeigen in der Tageszeitung an.

Du als Praxismitarbeiter solltest Dich auf Dein Aufgabengebiet fokussieren können. In der Dentalbranche sollte wie auch in allen anderen Bereichen gelten: Am Zahn der Zeit bleiben und die eigene Branche attraktiv gestalten.

Yasmin Hengstberger

Yasmin Hengstberger ist Teamleitung der Verwaltung bei ZMV+. Als Kauffrau im Gesundheitswesen plant und organisiert sie unter anderem Verwaltungsvorgänge und Geschäftsprozesse als Schnittstelle zwischen Zahnarztpraxis und Dienstleister. Durch duale Erfahrungen in Zahnarztpraxis und Abrechnungsbüro steht sie für Qualität innerhalb des Kommunikationsmanagements im Unternehmen ZMV+.

Kontakt: www.zmvplus.de
zmv

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