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Den Fachkräftemangel im Blick

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Wer bei der Personalplanung mögliche Ausfälle im Blick hat, fällt nicht auf die Nase.

Endlich haben wir ein richtig gutes Team. Die Zusammenarbeit gelingt und die Kollegen mögen sich. Es könnte nicht besser laufen. Jetzt heißt es, jeden Tag genießen, denn ganz schnell können sich die Dinge wieder ändern.

Gerade in kleinen Teams fällt eine Veränderung stark ins Gewicht. Was große Teams ohne Probleme kompensieren, reißt in ein kleines Team schnell eine schmerzhafte Lücke. Eine Schwangerschaft, ein Umzug, ein paar Tage Krankheit. Wenn das alles zusammenfällt, fängt man gefühlt von vorne an. Und das kostet Kraft.

Erst im Ernstfall über eine erneute Personalsuche nachzudenken, ist zu spät. Auch wenn man sich einen stabilen Zustand im Team wünscht, die Realität lehrt etwas anderes. Teams sind fluide, sie bewegen und verändern sich immerzu. Eine nachhaltige Personalplanung berechnet das mit ein und denkt immer mögliche Ausfälle mit. Und zwar bereits dann, wenn alles gut läuft.  Dabei ist es besonders wichtig, von der Idee, ausreichend Personal einzustellen, um Ausfälle zu kompensieren, Abstand zu nehmen. Denn zu viele Mitarbeiter in der Praxis sind nicht nur teuer, sondern produzieren auch Langeweile und alle damit einhergehenden Probleme.

Um auf Veränderungen optimal vorbereitet zu sein lohnt es sich, vor allem vier Themen kontinuierlich zu betrachten:

  • Nachwuchsförderung
  • Springerpool
  • Attraktiver Arbeitgeber
  • Praktika

Nachwuchsförderung

Die meisten Aufgaben in der Praxis sind gut verteilt und liegen verantwortlich in einer Hand. Das passt und garantiert gute und stabile Abläufe und Verlässlichkeit. Damit die Praxis auch bei kurzfristigen Ausfällen arbeitsfähig bleibt, braucht es für jede Aufgabe eine Person, die übernehmen kann. Solange alles funktioniert, kann sich eine Kraft nach und nach in das Aufgabengebiet einer anderen hineinarbeiten. Und wenn mal der Notfall eintritt, kann sie gut vertreten. Damit das gelingt, hat sich eine Mentor- oder Patensystem bewährt. Jede Person hat eine Person in der Praxis, der sie alle notwendigen Informationen weitergibt und so fit macht für eine eventuelle Vertretung. Diese Regelung handeln die Mitarbeiter unter sich aus nach Kompetenz, Interesse oder auch Sympathie.

Oft ist es so, dass zu einem Zeitpunkt die vertretende Kraft übernimmt. Sollte das nicht geschehen, kann man ihr einen weiteren Verantwortungsbereich übertragen. Denn immer nur in der zweiten Reihe zu stehen, macht auch keine Freude. Zur systematischen Nachwuchsförderung gehört natürlich auch ein interessantes Weiterbildungsprogramm, um die Stärken der Mitarbeiterinnen zu entwickeln.

Springerpool

Einen Springerpool haben bisher die wenigsten Praxen. Dabei ist eine sehr attraktive Lösung für Notlagen. Ein Springerpool ist eine Gruppe von Personen, die gerne ab und zu einmal einspringt. Das können Medizinstudenten sein, die sich in den Semesterferien gerne etwas dazu verdienen – so kann man auch mal mehr  als einer Kollegin Sommerurlaub gewähren.

Oder zum Beispiel junge Mütter, die zwar nicht regelmäßig arbeiten möchten, aber ab und zu, um im Beruf zu bleiben. Dieses Modell ist attraktiv und auf 450-Euro-Basis umsetzbar. Es ist häufig sinnvoll, mit Praxen in der Nachbarschaft einen gemeinsamen Springerpool einzurichten. Dann wissen die Springer, dass sie im Sommer oder Winter oder auch in der Erkältungszeit bestimmt gebraucht werden.

Attraktiver Arbeitgeber

Sind Sie ein Arbeitgeber, bei dem es Freude macht zu arbeiten? Empfehlen Ihre Mitarbeiter die Praxis gerne weiter an Bekannte? Kommen die Kolleginnen morgens gerne zum arbeiten? Ein attraktiver Arbeitgeber zeichnet sich besonders durch die Arbeitsatmosphäre aus. Wenn es Spaß macht bei Ihnen im Team zu sein, dann erhält die Praxis oft Blindbewerbungen, denn das spricht sich schnell herum. Das Gegenteil übrigens auch. Der zweite Teil der Attraktivität bezieht sich auf ihre Arbeits- und Rahmenbedingungen.

Ist eine Mitarbeiterin auch mit einem kleinen Zeitbudget willkommen? Gibt es manchmal ein gemeinsames Mittagessen? Getränke? Einen Obstteller? Gibt es Zuschüsse für den Friseur? Ab und zu ein Wellnessangebot oder gar eine Gewinnbeteiligung? Um ein attraktiver Arbeitgeber zu sein und sich von den anderen Praxen abzuheben, braucht es ein Konzept: Was ist das Besondere an uns? Warum macht es Spaß, zum Team zu gehören? Hier können Sie eine ganze Menge tun.

Praktika anbieten

Ob zukünftige Medizinstudentin oder zukünftige Azubine. Praktika helfen nicht nur bei der Berufswahl. Sie geben auch dem Arbeitgeber die Möglichkeit, ganz unverbindlich miteinander in Kontakt zu kommen. Entweder für eine spätere Ausbildung, Springerpool oder gar Mitarbeiterin, oder für eine Weiterempfehlung im Netzwerk desjenigen. Auch wenn sich die Betreffende gegen den Beruf entscheidet ist es relevant, wie sie über die Praxis spricht. Vielleicht interessiert sich eine Freundin von ihr für eine Mitarbeit. Und natürlich hilft das Bewusstsein, nicht unbedingt auf ZMA oder ZMV angewiesen zu sein. Am Empfang ist eine gelernte Hotelfachfrau manchmal genauso gut. Auch in der Abrechnung gibt es Berufsgruppen, die das spannend finden: Ein BWL-Student oder ein gelernter Steuergehilfe.

Es ist wichtig, über den üblichen Rahmen hinaus zu denken und zu handeln. Dann stört es den Praxisablauf nicht mehr, wenn zwei Mitarbeiterinnen gleichzeitig in den Urlaub möchten, jemand erkrankt oder jemand in der Familie für ein paar Tage ganz dringend gebraucht wird. Und wenn bekannt wird, dass Sie gute Konzepte haben, um Ihren Mitarbeiterinnen viele Freiräume zu ermöglichen, dann werden Sie umso attraktiver als Arbeitgeber.

Dr. Susanne Klein

Susanne Klein

Dr. Susanne Klein ist Referentin an der Pluradent-Akademie für das Thema „Praxisführung“. Sie ist maßgeblich verantwortlich für das Coaching von Praxisinhabern und Führungsteams zur Gestaltung von erfolgreicher Führung und Zusammenarbeit bei ProdentConsult. Die promovierte Psycholinguistin berät und coacht seit 1993 Führungskräfte in verschiedenen Unternehmen. Seit zehn Jahren bildet sie international zertifizierte Führungscoaches aus und hat eine Vielzahl von Publikationen in diesem Themenbereich veröffentlicht. Sie hat auch zwei international anerkannte Preise für ihre Programme gewonnen. 2015 wurde sie in den deutschen Vorstand des European Mentoring and Coaching Council gewählt. Kontakt per E-Mail an susanne.klein@pluradent.de.