Durch Fortbildung zum Traumjob
Eine Opti-Praxismanagerin berichtet
Nach ihrer Fortbildung zur Opti-Praxismanagerin hört Simone Schütz häufig von ihrem Chef: „Frau Schütz, ich habe einen Spezialauftrag für Sie ...“. In nachstehendem Interview berichtet sie über ihre Entscheidung, das Praxismanagement in ihrer Praxis zu übernehmen, sich dazu umfassend ausbilden zu lassen und über ihre Erfahrungen als ausgebildete Fachkraft.
Frau Schütz, was waren Ihre Beweggründe, sich zur Praxismanagerin ausbilden zu lassen?
Simone Schütz: Ich habe die Berufsbezeichnung „Praxismanagerin“ vor ein paar Jahren kennengelernt und anfänglich belächelt, bis ich mir über die Aufgaben einer Praxismanagerin Informationen und Auskünfte eingeholt habe. Ab diesem Moment wusste ich, dass das genau DAS ist, was mich antreibt. Mehr Verantwortung, mehr organisatorische Aufgaben, an den Stellschrauben drehen, um die Praxis weiter nach vorne zu bringen, mit denen man automatisch mehr Einsicht in die Betriebswirtschaft der Praxis erlangt, das „Sprachrohr“ zwischen Mitarbeiterin und Chef zu sein, und natürlich auch immer ein offenes Ohr für die Kolleginnen zu haben.
Warum haben Sie sich seinerzeit für die Opti-Praxismanagerin entschieden?
Schütz: Ich hatte mich für eine andere Fortbildung bei Opti angemeldet; dort lag auf meinem Platz Infomaterial über die Ausbildung zur Praxismanagerin. Das war der erste Schritt.
Die Fortbildung geht über 14 Tage. Das waren auch 14 Tage, die Sie nicht in der Praxis waren. Konnten Sie das gut mit Ihrem Chef vereinbaren?
Schütz: Meine Ausbildung zur Praxismanagerin hat immer am Wochenende stattgefunden und ging über drei Monate. Dadurch hatte ich nicht sehr viele Fehlzeiten in der Praxis. Es waren aber auch zwei Tage dabei, an denen ich nicht in der Praxis anwesend war. Da ich schon während meiner Ausbildung begonnen hatte, meinem Chef sämtliche Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten und verschiedene Dinge umgesetzt habe, war dieser Gewinn größer als mein „kurzzeitiger Verlust“.
Wie konnten Sie Ihr Wissen nach der Fortbildung in der Praxis anbringen?
Schütz: Wie eben schon erwähnt, habe ich schon während der Ausbildung begonnen, meine Ideen umzusetzen. Ich hatte mir einen Plan für die Umsetzung gemacht, den ich dann Schritt für Schritt vorbereitet, mit meinem Chef besprochen habe und dann, nachdem er grünes Licht gegeben hatte, auch umsetzen konnte.
Welche Inhalte waren für Sie rückblickend besonders relevant, damit Sie insbesondere Strukturen und Prozesse optimieren konnten?
Schütz: Mich persönlich hat die Unterweisung im karteilosen Arbeiten und dessen Umsetzung begeistert. Dadurch habe ich sehr viele Prozesse optimieren können, sodass jetzt viel mehr Zeit für Wichtigeres ist. Damit hatte ich schon vor meiner Ausbildung zur Praxismanagerin begonnen, im Nachhinein sieht die ganze Praxis das als Gewinn.
Ebenfalls waren die umsatzsteigernden Maßnahmen und das Controlling sehr interessant und spannend, insbesondere, wenn man erfährt, was der Ausfall einer Viertelstunde im Praxisalltag tatsächlich bedeutet/kostet. Man plant einfach anders, wenn man sich ein paar Zahlen vergegenwärtigt hat und weiß, wie man solche Informationen berechnet.
Personalwesen und -führung war ebenfalls nicht zu verachten. Es liegt nicht jedem von Natur aus, seine Kolleginnen/Kollegen zu leiten, zu lenken und zu führen. Auch ich musste das ein oder andere Mal über meinen Schatten springen und tue es heute noch.
Dann ist da ja auch noch das brandaktuelle Thema Datenschutz, zu dem ich viele nützliche Informationen erhalten habe.
Im Hygienemanagement habe ich auch vieles (wieder neu) gelernt. Diesem Thema hat sich unsere Praxis mit großem Interesse gewidmet, dort gab es die meisten Veränderungen bezüglich der seriellen Anbindung aller Aufbereitungsgeräte, die wir in der Praxis besitzen, mit der dazugehörigen Dokumentation. Hier möchte ich meinem Chef wirklich einmal danken, der das alles sofort umgesetzt hat.
Zu guter Letzt habe ich auch in den Bereichen Abrechnung, Arbeitsrecht und Marketing einiges dazu gelernt. Das alles begegnet mir täglich, neben der Abrechnung, für die ich auch zuständig bin. Ich bin glücklich, in allen Bereichen Ansprechpartnerin sein zu können.
Fühlen Sie sich als „Sandwich“ zwischen Praxisinhaber, Team und Patienten?
Schütz: Auf jeden Fall! Man wird zum Sprachrohr zwischen Chef, Kollegin und Patient. Die Herausforderung ist es, dabei selber nicht zu kurz zu kommen.
Ihr Rat an Kolleginnen und Kollegen, die sich mit dem Gedanken tragen, sich zur/zum Praxismanagerin/Praxismanager ausbilden zu lassen?
Schütz: Man sollte sich vor Beginn der Ausbildung im Klaren sein, welche Aufgaben man ohnehin schon auffängt und was man zusätzlich auffangen und leisten möchte beziehungsweise kann.
Wenn man gerne organisiert, vorausschauend plant und für jedes Problem ein offenes Ohr hat, ist man in dieser Position genau richtig. Wie sagt mein Chef immer: „Frau Schütz, ich hab einen Spezialauftrag für Sie ...“ Diese Herausforderung nehme ich nach wie vor immer gerne an!
