Was tun, wenn der Chef Ihnen eine Aufgabe übertragen will, die nicht mit dem Delegationsrahmen vereinbar ist?
Meist ist es gut gemeint: Ihr Chef delegiert Ihnen so zwischendurch Aufgaben. Es ist ein Zeichen der Wertschätzung – er traut Ihnen auch Aufgaben zu, die den ursprünglichen Rahmen Ihrer Tätigkeit sprengen.
Jeder macht dann die meisten Fortschritte, wenn er auch gefordert wird, sogar dann, wenn es anfänglich nach Überforderung aussieht. Man lernt, man wächst und darf schlussendlich stolz sein, auch mal neue, andere Aufgaben gut gemeistert zu haben. Führungskräfte lernen bei der Delegation von Aufgaben, die Mitarbeiterin richtig einzuschätzen. Es braucht immer eine gewisse Reife für wirkliche Delegation. So weit, so gut. Was aber tun, wenn der Chef Ihnen eine Aufgabe übertragen will, die nicht mit dem Delegationsrahmen vereinbar ist?
Zwischen einem schroffen „Chef, das musst du selber machen“ und dem bewussten, falschen Übernehmen dieser Aufgabe gibt es selbstverständlich einige Zwischenstufen. Wenn Ihr Chef also eine solche Aufgabe an Sie delegiert, ist es wichtig, den Eindruck mangelnder Motivation zu vermeiden. Es soll durchaus der Eindruck entstehen, dass Sie selbstverständlich sehr offen sind für spannende und anspruchsvolle Aufgaben – auch wenn diese einmal nicht in Ihr Kernaufgabengebiet gehören.
Konkret heißt das: Wenn Sie von Anfang an wissen, dass Sie diese Aufgabe nicht übernehmen dürfen, ist es wichtig, das möglichst rasch zu klären:
1. Dem Chef zuhören.
2. Die Herausforderung würden: „Vielen Dank, Herr/Frau …, dass Sie mir das zutrauen.“
3. Ihre Absicht deklarieren: „Gerne würde ich das übernehmen.“
4. Die Fakten aufzeigen: „Leider ist es aus meiner Sicht gemäß … so, dass ich das nicht darf.“
5. Ihr Empfinden kommunizieren: „Ich fände es schade, wenn sich unsere Praxis wegen einer solchen Sache in ein schlechtes Licht bringen würde.“
6. Ihr Lösungsvorschlag: „Ich schlage vor, dass ich Sie in einer anderen Aufgabe entlaste. Hätten Sie gerade etwas, das ich für Sie erledigen kann?“
Falls Sie aber selbst noch unsicher sind, ob es sich um eine legitime Aufgabenübertragung handelt oder nicht, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise: Auch hier gelten zunächst die Sätze 1. bis 3. Stellen Sie anschließend die Fakten dar mit dem Satz: „Ist es Ihnen recht, wenn ich das gerade mal abkläre?“
Wenn die Abklärung nun ergibt, dass Sie den Auftrag definitiv nicht ausführen dürfen, gelten die klassischen Feedbackregeln, wenn Sie das Ihrem Chef mitteilen:
• Bezug nehmen: „Ich habe das eben abklären können.“
• Faktenlage aufzeigen: „Leider habe ich von … die Auskunft erhalten, dass ich das so nicht übernehmen darf.“
Anschließend können Sie wie zuvor beschrieben Ihr Empfinden kommunizieren und Ihren Lösungsvorschlag unterbreiten.
Stefan Häseli, Atelier Coaching & Training AG, Gossau (Schweiz)
