Organisation: So werden Betriebsfeiern in der Zahnarztpraxis sinnvoll und erfolgreich gestaltet
Nahezu jede Zahnarztpraxis veranstaltet im Durchschnitt zwei Praxisfeiern für ihre Mitarbeiter. Häufige Anlässe sind Weihnachtsfeiern, Sommerfeste, Jubiläen oder einfach die Würdigung der Mitarbeiter für eine besonders gute Zusammenarbeit. Allerdings gibt es auch Events, die aus völlig anderen Gründen sinnvoll sind und zur Zusammenführung von Teams genutzt werden können.
Vergrößerung des Teams
Stellen Sie eine neue Mitarbeiterin ein – etwa weil ein zweiter Behandler dazukommt –, kommt eine neue Mitarbeiterin in ein bestehendes System und wird von allen kritisch beäugt. Dies ist für alle aufregend und neu. Fürchten die Mitarbeiterinnen des bestehenden Teams eventuell um ihre Position (im Sinne der Aufgabenverteilung in der Praxis oder auch im sozialen Gefüge des Teams), so ist es für „die Neue“ eine intensive Zeit, da sie Räume, Spezifika des Behandlungsspektrums und die Kolleginnen kennenlernt. Sie befindet sich daher beim Start in der Praxis in der ersten Zeit kontinuierlich „auf der Bühne“, wird sie doch von allen Seiten beobachtet und angeleitet. Das ist kognitiv sehr fordernd, da Leistungsdruck im Sinne der schnellen Einarbeitung und Anspruch auf eine positive Ausstrahlung und Sympathie zusammenfallen.
Hier ist es sinnvoll, den Prozess zu entzerren, indem Sie der neuen Mitarbeiterin ihren zugedachten Arbeitsplatz an einem behandlungsfreien Tag vorstellen können. Dies kann durch die Praxismanagerin erfolgen oder auch durch den Praxisinhaber selbst. In dieser Zeit sollte der neuen Mitarbeiterin erklärt werden, worauf die Praxis besonderen Wert legt (Praxisphilosophie).
Begrüßen Sie sie am Morgen des ersten Tags vor dem gesamten Team und lassen Sie alle Mitarbeiterinnen sich selbst kurz vorstellen. Leider wird das häufig vergessen, da sich alle anderen ja bereits kennen. Danach ordnen Sie eine Mitarbeiterin als „Patin“ ab, die sich in der ersten Zeit um die Mitarbeiterin kümmert – so muss sich diese nicht auf alle gleich intensiv einstellen, denn das kann rasch zur Überforderung führen. Planen Sie nach ein bis vier Wochen ein kleines Event, wie etwa ein Praxisessen, sodass zur beruflichen Ebene auch das private Interesse aller Mitarbeiterinnen aneinander gestillt wird.
Praxisneugründung
Idealerweise kann sich ein Team passend zum Praxisinhaber zusammenfinden. Hierzu sollte (zum Beispiel im Rahmen eines WerteCoachingprozesses) definiert werden, welche Werte in der Praxis gelebt werden sollen. Die Stellenausschreibungen können dann so formuliert werden, dass sich Interessenten finden, die ähnliche Werte verinnerlicht haben. Im Rahmen der Bewerbungsgespräche kann dies dann abgeklopft werden und passende Mitarbeiterinnen gefunden werden. Alternativ können im Rahmen einer Neugründung die Werte auch gemeinsam erarbeitet werden.
Diese in der Praxis sichtbar zu machen (zum Beispiel durch einen Aufsteller, ein Wandbild, ein lustiges Foto im Sozialraum aus dem Workshop, auf das die Werte niedergeschrieben werden) wirkt erinnernd an den gemeinsamen Kern. Wenn Sie die Werte im für die Patienten sichtbaren Bereich zeigen, profitieren Sie zusätzlich auf der Marketingebene davon.
Gerade bei einer Neugründung ist ein kleines Event zum Abschluss dieses Prozesses, in dem sich alle schon ein bisschen besser kennengelernt haben, sinnvoll. Hängen Sie die Messlatte aber nicht schon zu Beginn sehr hoch (ausgedehnte, teure Events), denn damit werden die künftigen immer verglichen werden. Ein kleines Grillen, wenn es die Praxisräumlichkeiten hergeben, oder ein gemeinsames Essen reichen an dieser Stelle völlig aus.
Zusammenführung zweier Teams bei Praxisfusion
Werden zwei bestehende Teams bereits existierender Praxen zusammengeführt, ist besonderes Geschick erforderlich. Häufig hat es Sinn, diesen Prozess extern begleiten zu lassen, denn es werden zwei Systeme, die bislang in sich abgeschlossen waren, zusammengeführt zu einem neuen System.
Hier sollte ein „Beschnuppern“ im geschützten Rahmen möglich sein, da in der Regel viele Ängste im Zusammenhang mit einer Zusammenführung auftreten. So fürchten vielleicht manche Mitarbeiter um ihre angestammten Aufgaben und Rechte.
Es besteht dabei die Gefahr, dass sich die beiden Teams als Konkurrenten empfinden und sich nicht wunschgemäß einander öffnen. Bereiten Sie daher solch ein Event positiv vor, indem Sie in einer Teamsitzung Wünsche und Ängste erfragen, gegebenenfalls auch in Einzelgesprächen. Bedenken Sie diese bei der Planung und überlassen Sie es nicht dem Zufall, ob aus zwei Teams ein großes wird.
Eine Möglichkeit eines Events zur Zusammenführung ist ein Werte-Coaching. Hierbei wird der Kern an Werten herausgearbeitet, der für die künftige Zusammenarbeit Gültigkeit haben soll. Nebenbei geschieht ein teambildender Prozess, da sich alle Mitarbeiter über die Werte austauschen, die ihnen wichtig sind. So lernen sie sich gegenseitig außerhalb des Praxisalltags kennen und haben die Möglichkeit, Konflikten vorzubeugen.
Praxisveranstaltung und Organisation
Zunächst sollte der Praxisinhaber das Budget festlegen. Dies sollte aus steuerlichen Gründen einen Betrag von 110 Euro je Mitarbeiter nicht übersteigen, da sonst zusätzliche Lohnsteuer für die Mitarbeiter anfallen könnte.
Ob es sich um die Organisation einer Weihnachtsfeier handelt oder um das Abhalten eines Teamevents – die Mitarbeiter sollten in den Prozess eingebunden werden, damit ihre Ideen und Wünsche berücksichtigt werden und alle Spaß an der Veranstaltung haben. Hierzu bietet sich folgende Vorgehensweise an: Kündigen Sie in einer Teamsitzung an, dass Sie eine Praxisveranstaltung planen und das Team hierzu eigene Ideen einfließen lassen kann. Jeder Mitarbeiter kann sich Gedanken machen und seine Ideen in einer darauffolgenden Teamsitzung vorstellen. Während der Sitzung wird ein Protokoll erstellt, in dem alle Vorschläge gesammelt werden. Vorschläge, die das Budget übersteigen, werden im Vorfeld aussortiert; dies sollte auch entsprechend begründet werden.
Dann erfolgt eine Vorauswahl. Vorschläge, zu denen nur wenige Lust haben, werden in diesem Schritt aussortiert. Je nach Teamgröße sollten am Ende drei bis maximal fünf Vorschläge für die Veranstaltung übrigbleiben. Per Mehrheitsentscheidung wird dann festgelegt, welcher Vorschlag angenommen wird. Damit die Mitarbeiter sich hierzu untereinander abstimmen können, empfiehlt es sich, eine Liste der Vorschläge im Sozialraum auszuhängen, in die sich jeder für das gewünschte Event einträgt. Es ist ratsam, für den Entscheidungsprozess eine Deadline anzugeben.
Eine zweite Möglichkeit besteht darin, die Abstimmung anonym vorzunehmen, indem die Mitarbeiter Wahlzettel mit dem präferierten Vorschlag beim Praxisinhaber oder bei der Praxismanagerin abgeben, die dann ausgezählt werden. Im Anschluss wird der Anbieter kontaktiert und die Veranstaltung gebucht. Der Termin sollte zeitnah bekanntgegeben werden und nicht in Urlaubs- oder Ferienzeiten liegen.
Steuerliche Absetzbarkeit von Betriebsfeiern
Grundsätzlich sind bis zu zwei Betriebsfeiern im Kalenderjahr absetzbar. Jedoch gilt es hierbei, einiges zu beachten, um nicht versehentlich in eine Steuerfalle zu tappen. Zunächst ist darauf zu achten, dass die Teilnahme an der Veranstaltung grundsätzlich jedem Mitarbeiter aus dem Unternehmen oder aus einer Abteilung offensteht. Es muss gewährleistet werden, dass die Teilnahme nicht nur einem bevorzugten Kreis aus der Mitarbeiterschaft möglich ist.
Außerdem ist es wichtig, dass es sich um übliche Zuwendungen und Anlässe handelt. Übliche Anlässe sind beispielsweise Weihnachtsfeiern, Jubiläen, Sommerfeste oder Teambuilding-Events. Übliche Zuwendungen sind in der Regel Speisen und Getränke, Eintrittskarten für sportliche oder musikalische Veranstaltungen, Fahrt- und Reisekosten, Übernachtungskosten sowie Tabak- und Süßwaren.
Achten Sie auch unbedingt darauf, dass die anerkannte Pauschale von 110 Euro je Mitarbeiter nicht überschritten wird. Bei Überschreiten der Pauschale fallen in der Regel zusätzliche Steuern in Höhe von 25 Prozent der Veranstaltungskosten an.
Ob es sich nun um ein klassisches Sommerfest handelt oder ob der Teambuilding-Prozess im Vordergrund steht: Beides lässt sich auch gut miteinander verbinden. Halten Sie die schönsten Erinnerungen auf Fotowänden oder Collagen fest und hängen Sie die Erinnerungen in der Praxis aus. So erinnert sich das Team immer wieder an die schönen Veranstaltungen.
